Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Другое - Как правильно вести журнал постановлений с нового года

Как правильно вести журнал постановлений с нового года

Как правильно вести журнал постановлений с нового года

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

8082 является важным регистрационным документом в любой организации. В него заносятся все приказы, касающиеся деятельности всей организации в целом. В отличие от журнала приказов по личному составу, вносимая в регистр документация имеет неперсонифицированный характер. ФАЙЛЫ Каждая компания, в которой издаются приказы по основной деятельности (а без них никак не обойтись) обязана вести журнал регистрации приказов по основной деятельности.

Об этом сказано в самом начале (в части А 258 статьи) Перечня архивных документов, который был принят Приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года.

Однако это является лишь косвенным указанием.

Прямого приказа либо распоряжения на этот счет не имеется. Но при проверках контролирующих органов журналы такого типа лучше предъявлять.

Кроме того, его наличие:

  1. Позволяет доказать само существование того или иного приказа. Данная возможность очень упрощает жизнь при возникновении судебных разбирательств. Сам факт наличия записи указывает на существование документа.
  2. Значительно упрощает документооборот организации в целом, позволяет классифицировать приказы.
  3. Позволяет ориентироваться в приказах по основной деятельности, быстро находить и ссылаться на необходимый.

К приказам по основной деятельности имеют отношение:

  1. Документы относительно .
  2. Бумаги о создании филиала, подразделения организации.
  3. Документы о трудовом распорядке.
  4. Документы о назначении руководителя на свою должность.
  5. Документы о соблюдении коммерческой тайны и пр.

Стоит отметить, что назначения руководителя и его заместителей относятся к приказам по основной деятельности, тогда как распоряжения о назначении других сотрудников относятся к приказам по личному составу. Здесь нет никакой дискриминации.

Просто руководители, по своей сути, обычно обладают гораздо более широкими полномочиями.

Юридическая тонкость состоит в том, что их назначение либо увольнение в конечном итоге влияет на всю организацию в целом.

Поэтому в журнале приказов по основной деятельности и регистрируются приказы о назначении управленческого звена компании. Помимо этого, в журнал могут заноситься другие приказы, которые проходят по:

  1. Планированию, общему выстраиванию стратегии поведения организации в конкретной сфере и пр.
  2. Хозяйственной деятельности компании.
  3. Установлению порядка отчетности. Как налоговой, так и других видов.

Практика показала, что в журнал регистрации приказов по основной деятельности очень удобно заносить все приказы с постоянным сроком хранения, если это не противоречит общей направленности регистрируемой документации.

Журнал должен иметь обложку и вложенные в нее страницы.

На обложке обычно располагаются:

  1. Виза руководителя, количество заполненных листов (эта информация должна появляться при окончании).
  2. Если есть, то наименование структурного подразделения.
  3. Наименование документа.
  4. Наименование организации, сотрудники которой его ведут.
  5. Дата начала и дата окончания. Первая графа обязательна для заполнения. Во вторую информация бывает проставлена только после регистрации последнего приказа.
  6. Номер дела по номенклатуре и номер тома.

Обложка может быть напечатана на обычном формате А4, но удобнее производить печать на плотной бумаге и прошивать.

Так листы журнала будут надежно закреплены, их будет удобнее заполнять. Вложенные страницы содержат две таблицы.

  • Первая таблица описывает ответственных за ведение журнала лиц.
  • Вторая создана для подробного перечня приказов по основной деятельности.

Графы обеих следует заполнять.

Они включают:

  1. Краткое содержание регистрируемого документа. Достаточно одного-двух предложений.
  2. Название. Они могут повторяться. Главное, чтобы номера и даты были разные.
  3. Даты издания. Здесь важно соблюдать хронологию.
  4. Порядковые номера регистрируемых документов.
  5. Номера приказов по основной деятельности.
  6. ФИО и табельные номера (при наличии) фигурирующих в приказе лиц (те, на которых регистрируемая бумага распространяется).

Нигде нет унифицированной формы журнала, так что каждая организация вправе формировать собственный бланк и образец. У некоторых вообще нет страницы ответственных за заполнение лиц. У других – в основную таблицу добавлены столбцы подписей ответственных за доставку.

Это вопрос удобства. Важно: располагать информацию о приказах и складывать их листы в дело нужно строго в хронологическом порядке. Только так можно будет быстро найти запрашиваемый документ. Для той же цели используется нумерация.

В электронном виде этот журнал вести можно.

Однако здесь есть нюансы:

  1. Если есть бумажный и электронный варианты бумаги и в них есть расхождения, то предпочтение отдается печатному. Таковы негласные правила проводимых проверок.
  2. Электронная версия не всегда может быть доступна для использования. Виной тому обновления, компьютерные вирусы, зависания. Все эти минусы техники проявляются в самый неподходящий момент. Так что бумажную версию необходимо иметь в страховочных целях. Бывают случаи, когда при обновлении той или иной программы полностью утрачивается введенная ранее информация.

Конечно, при ошибках, помарках, опечатках журнал приказов по основной деятельности придется перепечатывать и заново заверять подписями.

Если после закрытия журнала (при окончании года) в напечатанном бланке остаются пустые строки, то их необходимо перечеркнуть. В конце от руки записывается количество заполненных листов. Документация такого вида имеет постоянный срок хранения.

В организации всегда должен присутствовать и вестись журнал регистрации приказов по основной деятельности, иначе она не имеет права осуществлять какую-либо работу. В некоторых случаях такие журналы передаются в государственный архив для использования их в качестве справочного материала.

Обязательно ли вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу

Вы здесь Опубликовано 2013-09-18 10:34 пользователем Valeratal (в частности, журнал учета отпусков) в бумажном виде, если номера приказов присваиваются автоматически при их формировании в программе 1С?Ответ: Законодательством для некоторых кадровых журналов и книг установлено обязательное их ведение в бумажном виде.

При этом обязанность организации вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу (в частности, журнал учета отпусков) в бумажном виде не установлена. Следовательно, если номера соответствующих приказов присваиваются автоматически при их формировании в программе 1С, то вести такой журнал в бумажном виде необязательно.

Следовательно, если номера соответствующих приказов присваиваются автоматически при их формировании в программе 1С, то вести такой журнал в бумажном виде необязательно. Обоснование: Согласно п. п. 65 и 66 ГОСТ Р 51141-98 «Государственный стандарт Российской Федерации.

Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28) регистрацией является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

На данный момент утверждены формы некоторых журналов регистрации — их ведение для организаций в бумажном виде обязательно: форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (утв.

Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69), формы журналов учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (утв.

Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н), форма журнала учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля (утв. Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 N 141) и др.

Между тем форма журнала регистрации кадровых приказов по личному составу (в частности, журнала учета отпусков) законодательно не утверждена. Следовательно, работодатель сам определяет порядок регистрации таких приказов в локальном нормативном акте организации (например, Инструкции по делопроизводству), в котором можно предусмотреть в том числе и автоматизированную форму регистрации — автоматическое присвоение номеров приказам при их формировании в программе 1С. Законодательно не установлены особенности оформления журнала, обязательные для работодателя, такие, как, например, обязанность распечатывать данный журнал по итогам определенного периода (квартала, года), заверять его подписью уполномоченных лиц и печатью организации.

В связи с чем работодатель определяет порядок оформления журнала регистрации кадровых приказов по личному составу самостоятельно в локальном нормативном акте организации.

Отметим, что организации необходимо учитывать сроки хранения книг и журналов кадрового учета, которые установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558). Е.А.Чершинцева Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики» Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Как вести журнал регистрации приказов по основной деятельности

Захарова Марина Валерьевна Автор PPT.RU 27 января 2021 Журнал регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности относится к внутренним документам организации.

Вести его следует государственным органам, органам местного самоуправления и всем организациям вне зависимости от формы собственности. Основная цель таких книг — это возможность контролировать весь документооборот предприятия.

Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним.

Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими. Локальные акты, зарегистрированные в книге, хранятся в архиве на протяжении всего срока существования организации (ст. 258 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Среди целей ведения журнала можно выделить:

  1. придание документу статуса обязательного к исполнению (сильный аргумент в случае споров с сотрудниками предприятия).
  2. возможность иметь информацию об общем количестве зарегистрированных распорядительных актов данного вида;
  3. возможность осуществить быстрый поиск нужного документа;

В конце статьи можно скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности. Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те или иные локальные нормы для всех или большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых.

Такие распорядительные акты могут отражать:

  1. порядок и структуру отчетности;
  2. задачи по расширению бизнеса.
  3. вопросы хозяйственной деятельности;
  4. систему планирования;
  5. выстраивание стратегии продаж;

Типовыми приказами, записи о которых делаются в книге, могут быть приказы о:

  1. создании филиала;
  2. утверждении правил трудового распорядка;
  3. обеспечении коммерческой тайны;
  4. введении штатного расписания;
  5. проведении внутренних проверок и аттестаций, др.
  6. назначении директора;

Законодательно форма не установлена. Каждая организация вправе разработать и утвердить содержание и форму книги, учитывая особенности деятельности. Предлагаем образец журнала учета приказов по основной деятельности.

Также можно воспользоваться типовыми книгами-журналами, имеющимися в продаже. На практике сложился стандартный порядок заполнения бланка журнала. На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется, и сведения о лице, ответственном за его заполнение.

Обычно это или сотрудник отдела кадров, или секретарь-референт.

Содержание граф примерно следующее:

  • Ответственный за исполнение — ФИО сотрудника, контролирующего выполнение приказа.
  • Порядковый номер документа.
  • Дата регистрируемого документа — это календарная дата его подписания.
  • Примечания — различная информация по содержанию и исполнению распоряжения.
  • Другие графы, необходимые, по мнению администрации, в организации.
  • Наименование или краткое содержание предмета регистрируемого локального акта.

Применимы два варианта ведения журнала: на бумажном носителе или в электронном виде. Выбор варианта лучше закрепить локальным актом. Если книга регистрации внутренних распоряжений ведется вручную, необходимо пронумеровать листы журнала методом сплошной нумерации с первой по последнюю страницу, прошить все листы книги.

Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых листов; должность и Ф.И.О. лица, ответственного за ее ведение (руководитель организации или иной сотрудник, назначенный распорядительным документом), подпись ответственного лица, печать организации (должна заходить хотя бы на треть на наклейку).

Если журнал ведется электронно с помощью спецпрограмм, то дублировать его на бумажном носителе не нужно. За ведение журнала в данном случае отвечает лицо с правом электронной подписи. Удобно заводить журналы по регистрации распоряжений на один календарный год. Соответственно, ежегодно оформляется новая книга, нумерация приказов в которой начинается сначала.

Соответственно, ежегодно оформляется новая книга, нумерация приказов в которой начинается сначала. В ней не должно быть:

  1. разрыва в нумерации страниц (вырванных страниц).
  2. исправлений;
  3. откорректированных записей;
  4. подчисток;
  5. необоснованных зачеркиваний;

При необходимости внести исправления делать их нужно аккуратно. Так может выглядеть образец заполнения журнала приказов по основной деятельности.

Итак, регистрация в книге придает документу юридическую силу, так как фиксирует факт его создания и получения. Пока документ не зарегистрирован, ему не присвоен номер, он не может считаться оформленным. Учитывая, что порядок в кадрах и документах является одной из составляющих успеха любого бизнеса, организацию делопроизводства, в том числе систему регистрации локальных нормативных актов, можно назвать одним из самых важных элементов на пути к успеху и финансовому благополучию компании.

Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter».

Мы узнаем о неточности и исправим её. БУХГАЛТЕРУ: СТАТЬИ ЮРИСТУ: СТАТЬИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях.

Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного! Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя!

Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2021 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования . Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт.

Ошибка на сайте Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию? Выход Вы уверены, что хотите выйти?

Журнал регистрации приказов

Последние изменения: Январь 2021Кадровая внутренняя документация в компании подлежит отдельной фиксации, установленный порядок регламентируется нормативно-правовыми актами.

Каждая организация обязана вести журнал регистрации приказов в разрезе направлений и в соответствии со сроками хранения, определёнными для различной документации распорядительного характера.

Постановление Росархива от 06.09.2000 года регламентирует механизм учёта и регистрации распоряжений в соответствующих реестрах приказов и распоряжений, специально предназначенных для кадровых документов.

Регистрировать приказы в организации необходимо в специально предусмотренных книгах, не имеющих унифицированной формы, предусмотренной законодательством.

Если форма ведения и регистрации устанавливается организацией самостоятельно, то сроки хранения жёстко регламентированы и составляют от 5 до 75 лет.

Представляется целесообразным вести несколько журналов приказов и распоряжений в зависимости от количества времени хранения регистрируемых документов. Основной документ – журнал регистрации приказов по личному составу, которых нужно иметь как минимум два с соответствующим хранением в течение периодов. В книге, предназначенной для хранения на протяжении 75-ти лет, фиксируются:

  1. отпуска за вредные условия труда и время ухода за детьми;
  2. оплата труда, доплаты и премирование;
  3. приём, увольнение, совмещение должностей и кадровые перемещения;
  4. прохождение аттестаций и переаттестаций, курсов повышения квалификационного уровня и переобучения;
  5. длительные служебные командировки внутри страны и за юридической территорией, преимущественно связанные с вредностью.

В книге, хранящейся 5 лет, будет учитываться документация следующего характера:

  1. дисциплинарные взыскания.
  2. кратковременные служебные поездки, учитывая однодневные;
  3. ежегодные отпуска и отпуска, связанные с обучением;

Для фиксирования распоряжений по кадровому документообороту, касающихся не индивидуально работника, а предприятие полностью, предусмотрен журнал учёта приказов по основной деятельности, отражающем издание приказа, касающегося:

  1. сокращение численности.
  2. назначения работников на руководящие посты;
  3. утверждения обновления штатного расписания;
  4. изменения правил, регулирующих внутренний распорядок;

по основной деятельности не включает кадровые документы по административно-хозяйственной деятельности, поскольку первые подлежат хранению в течение 75 лет, а вторые – на протяжении 5 лет, для фиксации которых создаётся отдельная книга.

Ведение в удобной для предприятия форме не отменяет требования соблюдения правил, предусмотренных для подобной документации.

Титульный лист обязан содержать информацию о дате начала внесения записей и окончания. Для ведения каждой книги назначается ответственный сотрудник, информация о котором размещается:

  1. в конце каждой страницы при ведении в электронном виде.
  2. на последнем листе;
  3. на титульной странице;

Книга принадлежит к документации строгой отчётности, предусматривающей обеспечение сохранности путём предотвращения извлечения или дополнительной вставки новых листов. Страницы пронумеровываются, прошнуровываются и с обратной стороны скрепляются подписью руководителя и печатью организации, дающей возможность зарегистрировать журнал и осуществлять его дальнейшее ведение.

Подтирки, подчистки и замазки специальными средствами категорически запрещены. В случае ошибочного внесения записи она подлежит корректировке путём зачёркивания одной чертой с внесением подписи работника, совершившего ошибку, и внесение правильной записи в ту же графу.

Сотрудник, ответственный за ведение, назначается ответственным за хранение. Как часто необходимо вносить информацию и нужно ли вести журнал ежедневно? Соответствующая информация вносятся по мере формирования распоряжений, а соблюдение выполнения регламентируется внутренними документами, позволяющими проводить проверку в присутствии назначенного ответственного лица.

Соответствующая информация вносятся по мере формирования распоряжений, а соблюдение выполнения регламентируется внутренними документами, позволяющими проводить проверку в присутствии назначенного ответственного лица.

Скачайте

(24,5 KiB, 2 571 hits) (33,5 KiB, 1 530 hits) (36,5 KiB, 2 589 hits) (37,0 KiB, 2 955 hits)

Поскольку стандартного порядка внесения записей в книги нормативными актами не предусмотрено, как заполнять журнал в разрезе граф, решает каждая организация индивидуально. Примерный образец заполнения включает:

  • назначение совмещения.
  • Номер, присваиваемый в момент издания. Чтобы правильно вести нумерацию приказов без нумерологических сбоев, целесообразно разработать схему, состоящую из цифр и букв, понятную и наглядную для учёта.
  • отпуска;
  • Вид распоряжения, в связи с причиной издания:
    • отпуска;
    • приём или увольнение;
    • внесение изменения в штатное расписание;
    • перевод на другую должность;
    • назначение совмещения.
  • приём или увольнение;
  • Название распорядительного документа.
  • внесение изменения в штатное расписание;
  • перевод на другую должность;
  • Дата формирования, которой считается дата подписания руководителем.
  • Краткое содержание, находящееся в преамбуле.
  • Информация о сотруднике – виновнике составления.

Ведение ряда книг для регистрации кадровой документации упорядочивают документооборот, упрощают поиск конкретного информационного документа вне зависимости от количества регистрируемых распоряжений ежедневно и количества прошедших лет до момента запроса, включая 75-летний период.

© 2021 zakon-dostupno.ru

    Похожие записи

Если за год всего 17 приказов, как вести журнал их регистрации?

Каждая организация в зависимости от конкретных условий имеет право самостоятельно и, прежде всего, в своей инструкции по делопроизводству устанавливать систему регистрации документов (централизованно в службе делопроизводства, секретарем либо децентрализованно в ­подразделениях), порядок регистрации и регистрационные формы. Можно регистрацию документов осуществлять в журналах, на карточках, в базах данных систем электронного документооборота, можно в компьютере вести простые таблички в Word или Excel в зависимости от видов документов и документопотоков. Основными задачами регистрации являются охрана каждого документа, который не должен потеряться, учет (идентификация в пределах документопотока и фиксация юридического факта создания или получения ­документа), обеспечение быстроты поиска и организации контроля исполнения.

Практика показала, что для небольших организаций с небольшим количеством издаваемых распорядительных документов удобнее всего применять все-таки журнальную форму регистрации приказов по основной деятельности, которая лучше всего обеспечивает выполнение задачи охраны документов и их последующую сохранность.

Удобнее всего приобрести журнал, пронумеровать его листы, прошить, оформить заверительную надпись, подписанную ответственным за делопроизводство или даже руководителем организации и печатью (показана в Примере 1). И журнал, и дело, в которое формируются приказы по основной деятельности, в небольшой организации ведутся в течение одинакового количества лет как параллельные и взаимосвязанные переходящие дела (см. Пример 2). Что нужно оформить на обложке переходящего дела?

Как описать его в номенклатуре дел прошлого и будущего года?

См. ответ на вопрос

«Как подшить в дело неформатный документ (брошюру А5 формата) и как его описать во внутренней описи и листе-заверителе дела?»

Пример 1 Заверение прошитого бумажного журнала регистрации СвернутьПоказать Пример 2 Как разделить годы в журнале регистрации и переходящем деле СвернутьПоказать Изданные в 2014 году 17 приказов в переходящем деле необходимо будет отделить от приказов 2015 года простым чистым листом бумаги, посередине которого оформляется год их издания: «2014 год». А записи в журнале регистрации приказов по основной деятельности, сделанные в 2014 году, которые представляют собой своеобразный годовой раздел журнала, необходимо «закрыть», т.е.

удостоверить итоговой записью, подписанной ответственным за делопроизводство или даже руководителем организации и печатью организации:

А с 1 января 2015 года в журнале начинается новый валовый порядок регистрации приказов по основной деятельности с № 1 по № N.

Обеспечивать постоянное хранение в организации (или готовить к передаче в архив на постоянное хранение) необходимо одновременно и дела с приказами по основной деятельности, и журнал их регистрации.

Полистать демо-версию печатного журнала на Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

Порядок учета приказов в организации + образец журнала учета

Автор статьиНатали Феофанова 6 минут на чтение14 261 просмотровСодержание Оптимизированная система документооборота – один из важнейших факторов, необходимый для обеспечения качественного кадрового учета предприятия. В статье расскажем про учет приказов в организации: обязательно ли регистрировать приказы, в какой форме необходимо составлять Журнал учета, а также разберем основные ошибки и ответим на распространенные вопросы по теме.Количество внутренних приказов, издаваемых крупной компанией, как правило, является очень высоким.

Ежедневно специалисты кадрового учета издают приказы распорядительного и информационного характера, а также касающиеся основной деятельности и личного состава предприятия. Ввиду этого, организация качественного и упорядоченного документооборота зачастую является непростой задаче. На помощь кадровикам приходят «регистраторы», обобщающие и структурирующие информацию документацию.

Один из таких регистрационных документов является Журнал учета приказов.

Читайте также статью: → «».Основная задача Журнала – оптимизировать информацию о приказах для максимального удобства работы с документами.

Данная цель обеспечивается особым способом заполнения Журнала:

  1. Журнал ранжирует приказы по видам (информационные, распорядительные) и сферам деятельности компании (основная деятельность, личный состав).
  2. информация в Журнал вносится в хронологическом порядке;

Таким образом, при наличии Журнала, процесс поиска необходимого приказа займет совсем немного времени.Действующее законодательство не содержит прямых норм относительно обязательного порядка ведения Журнала. Однако при объемном документообороте Журнал является «жизненной» необходимостью. Ведь с его помощью кадровик может оптимально систематизировать документы с целью удобства их использования в дальнейшей работе.Еще одно преимущество ведения Журнала – дополнительное подтверждение факта издания документа датой регистрации.

При возникновении спорных вопросов, когда дата вступления приказа в силу не соответствует дате подписания документа, дата регистрации приказа в Журнале является дополнительным подтверждением правомерности распоряжений, описанных в приказе.Как указано выше, действующий закон не требует от компаний обязательной регистрации приказов в Журнале. Учет приказов остается на усмотрение руководства компании, в связи с этим порядок внесения информации в Журнал, его форма и порядок хранения определяется каждой фирмой в индивидуальном порядке.

При этом существует ряд действующих нормативных актов, которые предоставляют рекомендации относительно процедуры ведения Журнала.№ п/пНормативный актОписание1Приказ Минкультуры РФ №558 от 25.08.10Документ содержит полный список документов, которые ведет кадровая служба, а также описывает механизм их регистрации, сроки и условия хранения, порядок уничтожения.2Приказ Федерального архивного агентства №68 от 27.11.2000Приказ утверждает действующую Инструкцию, описывающую порядок нумерации и индексации приказов и прочих документов предприятия.
При этом существует ряд действующих нормативных актов, которые предоставляют рекомендации относительно процедуры ведения Журнала.№ п/пНормативный актОписание1Приказ Минкультуры РФ №558 от 25.08.10Документ содержит полный список документов, которые ведет кадровая служба, а также описывает механизм их регистрации, сроки и условия хранения, порядок уничтожения.2Приказ Федерального архивного агентства №68 от 27.11.2000Приказ утверждает действующую Инструкцию, описывающую порядок нумерации и индексации приказов и прочих документов предприятия.

Согласно документу, приказы должны регистрироваться по правилам сквозной нумерации.3ГОСТ Р 6.30-2003Документ содержит общие стандарты оформления документов (в том числе приказов), а также приводит систему унифицированной организации документооборота.Журнал учета приказов организации ведется в соответствии правилам, утвержденным внутренними нормативными актами (например, Порядок ведения внутреннего документооборота), а также согласно положениями и инструкциям, приведенных в законодательных документах. Читайте также статью: → «».Прежде чем внести данные о приказе в Журнал, документу следует присвоить индивидуальный номер. Для удобства работы с документами и в соответствии с действующими инструкциями применяется следующая система нумерации и индексации приказов:

  • Исходя из вида приказа, к номеру документа присваивается индекс (ОС – основная деятельность, ЛС – личных состав, АХД – административно-хозяйственная деятельность).
  • Все приказы следует группировать по основным видам (основная деятельность, личный состав, административная и хозяйственная деятельность).
  • Документы номеруются в цифровом выражении по правилам сквозной нумерации.

Предприятия с большим штатом и крупным массивом документов, как правило, разрабатывают дополнительные правила кодировки и индексации.

К примеру, приказы по личному составу дополнительно разбиваются на приказы по приему на работу (ПрР), увольнение (Ув), переводу на другую должность (Пер) и пр.Для дополнительной оптимизации документооборота некоторые предприятия нумерую приказы в соответствии с датой регистрации (дата приказа по основной деятельности – 14.07.17, приказ пронумерован 140717 – ОД).Несмотря на то, что в данном случае нарушается принцип сквозной нумерации, данный механизм присвоения номеров не противоречит действующему законодательству и может быть использован в случае, если порядок закреплен во внутренних нормативных документах компании.Пример №1. ООО «Бланк» имеет небольшой штат сотрудников и использует общую систему нумерации и индексации приказов:

  1. сквозная нумерация в соответствии с хронологией издания приказов;
  2. индексация по видам документов (ОД, ЛС, АХД).

Во 2-м полугодии 2017 «Бланком» изданы следующие приказы:

  • 07.17 по приказу №16-АХД назначены сотрудники, ответственные за подключение торговой точки к городской теплосети.
  • 07.17 согласно приказу в штат ООО «Бланк» принят экономист. Приказ пронумерован 14-ЛС.
  • 07.17 издан приказ об открытии новой торговой точки (№15-ОД).

Пример №2.

АО «ГлавСтрой» имеет большой штат сотрудников и использует специальную систему нумерации и индексации приказов:

  1. номер приказа присваивается в соответствии с датой подписания документа;
  2. приказы по личному составу индексируются специальным способом (приему на работу – ПрР, увольнение – Ув, переводу на другую должность – Пер).

В июле 2017 АО «ГлавСтрой» изданы следующие приказы:

  1. 07.17 принят на работу технолог производственного цеха (приказ №130717-ПрР);
  2. 07.17 сотрудник отдела продаж переведен на должность начальника отдела (приказ №150717-Пер).
  3. 07.17 уволен по собственному желанию главный экономист планового отдела (приказ №140717-Ув);

В общем порядке Журнал учета приказов составляется сроком на один год, то есть в него вносится информация о приказах, подписанных и вступивших в силу в течение календарного года.

В случае, если речь идет о крупной компании с объемным документооборотом, то таким организациям целесообразно начинать вести новый Журнал каждое полугодие или ежеквартально.Новый Журнал следует оформить титульным листом, с указанием:

  1. даты начала и окончания ведения Журнала;
  2. названия документа;
  3. наименования предприятия;
  4. ФИО и должность лица, ответственного за ведение Журнала.

По окончанию срока, указанного на титульном листе, документ следует прошить в соответствии с общими требованиями, а именно указать количество листов, скрепить печатью.Каждое предприятие вправе самостоятельно разрабатывать и использовать форму Журнала.

Однако, как правило, документ заполняется в виде таблицы и содержит следующие данные:

  • Номер документа. Приказы нумеруются согласно порядку, утвержденному в организации. В Журнал вносится полный номер приказа (в том числе индекс).
  • Дата документа. В графу вносят дату подписания приказа руководителя и вступления документа в силу. Именно эта дата является критерием для ведения хронологической записи.
  • Порядковый номер. Так как Журнал предполагает хронологическое внесение информации и сквозную нумерацию, все приказы, отраженные в Журнале, должны иметь свой порядковый номер.
  • Описание документа. В графе приводится краткое содержание приказа (О создании службы финансового мониторинга, О направлении в командировку, О выдаче спецодежды).
  • Ответственный за исполнение. В тексте приказа содержится информация о лице, на которого возложена обязанность по исполнению распоряжения. Данные об ответственном (ФИО, должность) следует перенести в Журнал.
  • Ознакомленные лица. В графе необходимо отразить данные о лицах, которых нужно ознакомить с приказом (например, все сотрудники, сотрудники того или иного отдела, лица, занимающие определенные должности, конкретные сотрудники – по ФИО).

В августе 2017 ООО «Глобус» изданы следующие приказы:

  1. 08.17 – об организационных работах, связанных с переездом в новый офис.
  2. 08.17 – о создании новой линейки продукции;
  3. 08.17 – о внесении изменений в штатное расписание;

Приказы пронумерованы в соответствии с внутренним порядком.

Журнал приказов оформлен следующим образом:№ п/пДата документаНомер документаСодержание документаОтветственные за исполнениеК ознакомлению4803.08.1784-ОДО выпуске новой линейки продукцииНачальник производственного отдела Лубяной Н.С.Сотрудники производственного отдела и департамента продаж4912.08.1785-ЛСО внесении изменений в штатное расписаниеНачальник департамента кадрового учета Кукушкина Г.Д.Все сотрудники5022.08.1786-АХДОб организационных работах, связанных с переездом в новый офис.Начальник хозяйственного отдела Поленов В.Д.Сотрудники хозяйственного отделаВ случае использования Журнала приказов, руководством организации назначается лицо, ответственное за его ведение, оформление, хранение и сшив. В общем порядке таким лицом выступает сотрудник отдела кадров.

Если Журнал ведется на небольшой фирме, то ответственным сотрудником может выступать бухгалтер. Лицо, ответственное за ведение документа, следует указать во внутреннем нормативном документе (в Порядке кадрового учета).

Целесообразно указывать не ФИО конкретного сотрудника, а должность, ведь в таком случае при увольнении работника его обязанности перейдут к преемнику.Ниже мы рассмотрим ТОП-3 распространенных ошибок, допускаемых при ведении Журнала приказов.Ошибка №1.

Порядок ведения Журнала приказов не закреплен внутренними нормативными документами.Как описано выше, решение об использовании Журнала с целью оптимизации документооборота, принимается конкретной компанией отдельно в зависимости от ситуации и необходимости.

В случае, если предприятие приняло решение о необходимости ведения Журнала регистрации приказов, то порядок внесения информации в Журнал должен быть обязательно закреплен во внутреннем акте (Например, в Порядке кадрового учета). Читайте также статью: → «».Ошибка №2.

ИП ведет Журнал в обязательном порядке.Обязательства по ведению Журнала приказов отсутствуют для всех компаний и предпринимателей, независимости от организационно-правовой структуры, сферы деятельности, количества сотрудников, т.п. Таким образом, необходимость ведения Журнала для ИП остается на усмотрение предпринимателя.Ошибка №3. Отсутствует лицо, ответственное за ведение Журнала.Во внутреннем документе, регламентирующем общие правила заполнения и оформления Журнала, должно быть закреплено лицо, ответственное за ведение документа.

Таким лицом, как правило, выступает представитель кадровой службы, но по усмотрению руководства, ответственность может возлагаться и на других сотрудников. За ответственным сотрудником закрепляются обязательства по оформлению, заполнению, хранению и сшиву Журнала.Вопрос №1. Можно ли вести Журнал в электронном виде?Форма ведения Журнала, как и порядок его заполнения, законодательством не закреплены.

Поэтому на усмотрение организации журнал можно вести в электронном виде. Форма электронного файла и механизм внесения в него информации разрабатывается и утверждается компанией индивидуально. Как правило, электронная форма Журнала используется в крупных компаниях и тех организациях, в которых внедрен электронный документооборот.

Данная форма значительно уменьшает затраты времени при заполнении Журнала и последующей работе с документами.Вопрос №2. Можно ли в Порядке ведения кадрового учета указывать ФИО сотрудника, ответственного за ведение Журнала?Указание ФИО конкретного сотрудника в качестве лица, ответственного за ведение Журнала, не противоречит действующему законодательству. При этом такой способ назначения ответственного является не самым рациональным.

Ведь при увольнении работника или переводе его на иную должность организации потребуется вносить изменения в Порядок.

В данном случае целесообразно указывать конкретную должность, за которой закрепляется ответственность (например, старший специалист отдела кадрового учета).Вопрос №3. Можно ли регистрировать приказы не в хронологическом порядке подписания, а по дате вступления в силу?Применение данного способа не запрещено.

В таком случае в Журнал следует добавить графу «Дата вступления документа в силу» и по этой дате применять хронологический порядок.

Однако практика показывает, что такой механизм регистрации является не самым удобным и в значительной степени затрудняет поиск и последующую работу с документам. Поделитесь статьей

(голосов: 1, средняя оценка: 1,00 из 5)

Загрузка. Рекомендуем похожие статьиГорячееЗапишитесь в онлайн-школу Бухгалтерия для чайников29 авторских уроковПоле не заполненоПолучить сейчас!

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+