Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Другое - Образец исходящего письма для подписания

Образец исходящего письма для подписания

Образец исходящего письма для подписания

Реквизиты служебного письма

18 Марта 2021 в 13:27 Работа любой современной организации невозможна без входящей и исходящей документации. Служебное письмо — один из видов документации, которая имеет свой стиль оформления.

Так как служебная корреспонденция является еще и коммуникативным средством управленческой деятельности, очень важно понимать, как она правильно составляется и оформляется, какие реквизиты включаются в бланк письма.

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter К оформлению исходящей корреспонденции предъявляются особые требования. Это обусловлено тем, что она носит информационно-справочный характер. При оформлении служебного письма стоит учитывать требования .

Это позволит соблюсти четкую структуру документа и сохранить требуемый стиль делового общения, а также правильно расположить реквизиты делового письма.

Важно отметить, что является рекомендательным и организации могут сами разрабатывать фирменные бланки для деловой переписки.

Обязательным соблюдение указанного ГОСТа является только для федеральных органов исполнительной власти.

Шапка документа может располагаться как продольно, так и иметь угловое расположение (здесь обычно располагают реквизиты бланка письма, телефоны и адреса организаций). Образец письма с угловым расположением реквизитов является наиболее распространенным вариантом в современном делопроизводстве.

В верхней части документа указываются:

  1. заголовок к тексту, изложенный одной фразой.
  2. номер;
  3. ссылка на регистрационный номер и дату документа (если корреспонденция является ответом);
  4. дата;

Шапка служебного письма расположена под регистрационным номером. В ней содержится обращение к адресату.

Ф.И.О. и должность адресата должны быть расположены в правом верхнем углу документа. По центру пишется обращение к получателю. Реквизиты компании отправителя чаще всего указываются на фирменном бланке компании.

Также необходимо правильно указать получателя корреспонденции, другими словами, реквизиты адресата:

  1. наименование компании;
  2. фамилия и инициалы получателя;
  3. наименование структурного подразделения, куда направлена исходящая корреспонденция;
  4. должность получателя;
  5. почтовый адрес организации.

Важно отметить, что если письмо с одинаковым содержанием необходимо отправить нескольким получателям, то в первую очередь необходимо указывать адрес основного получателя и только потом остальных.

Например: ООО «Елки-Палки» Юридический отдел Москва, улица Зеленая, д. 5 123456 КОПИЯ Генеральному директору ООО «Зеленые ветки» Симакову В.А.

Санкт-Петербург, Улица Фрунзе, д.

3 198734 После того как исходящий документ было подписан, на него проставляется дата. Дата может иметь формат 17.05.2019 или 17 мая 2021 г. В случае, когда дата указывается в документе несколько раз, рекомендуется выдерживать единый стиль написания.

Присвоение регистрационного номера происходит в соответствии с той системой регистрации исходящей документации, какая принята в организации, и только после подписания документа.

Номер регистрации состоит из порядкового номера документа, который может быть дополнен индексом дела или буквами.

Важно отметить, что регистрация исходящего документа облегчает обработку почтовой корреспонденции как вам, так и вашему получателю.

При ответе на полученную служебную корреспонденцию необходимо оформление реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату запроса».

В этом случае в ответном письме указывают дату и номер полученного.

Это обеспечит более быструю обработку корреспонденции в компании-получателе.

Служебную корреспонденцию в основном подписывают руководители, а в случае отсутствия его на рабочем месте — его заместители или другие должностные лица, которые исполняют обязанности руководителя в период его отсутствия.

Важно отметить, что современная деловая корреспонденция отправляется не только при помощи почты, но и с использованием телеграфа, факсов и электронной почты.

Несмотря на то, что каждое деловое послание подписывает руководитель компании или уполномоченные им должностные лица, саму переписку ведет обычный рядовой сотрудник, т.

е. исполнитель. Именно его имя и контактные данные указываем в этой части. Информация об исполнителе располагается всегда в самом низу, в последних строках.

Пишется полностью имя, отчество и фамилия работника, с новой строки его контактный телефон, и еще ниже — адрес электронной почты. Шрифт оставляем тот же. Печати на письма обычно не ставят, но если исходящая корреспонденция носит официальный характер, оформлена на бланке организации и имеет своей целью вступить с кем-то или другой организацией в юридические (правовые) отношения и нести ответственность за все позиции, излагаемые письмом, руководство может пожелать добавить дополнительный реквизит в виде печати. Автор: Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.

Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес. Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться ГОСТ по делопроизводству и документообороту — это свод правил по оформлению организационно-распорядительных документов.

С 01.07.2018 вступил в силу новый национальный стандарт, который является добровольным, но большинство работодателей все же собираются привести свой документооборот к измененным стандартам. Расскажем, каков порядок работы с документацией, чем отличаются новые требования, как выглядит инструкция по кадровому делопроизводству по новому ГОСТу. 09 Июля 2021 в 16:31 Общие требования к текстовым документам ГОСТ 2.105-95 и ГОСТ Р 2.105-2019 — это свод правил, призванный стандартизировать форму заполнения конструкторской документации.

Они содержат нормы, которым должны подчиняться структура и состав текстов в сфере строительства, приборостроения и машиностроения.

13 Июня 2021 в 12:13 Впервые столкнувшись с делопроизводством, бывает непросто определить, на что в первую очередь обратить внимание и как разобраться в потоке дел и документов.

С чего начать и как построить систему документооборота, которая будет отвечать всем требованиям организации? Рассмотрим основные моменты. 26 Мая 2021 в 14:01 Номенклатура дел — сводный перечень наименований документов делопроизводства в организации с указанием сроков их хранения.

Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено требованием законодательства и различной ценностью кадровой информации. 24 Марта 2021 в 17:46 Электронная подпись — это удобная возможность подтверждения подлинности авторства документа или информации, имеющая юридическую силу. При возникновении непредвиденной ситуации, например утрате цифрового ключа, необходимо знать, как его отозвать.

27 Августа 2021 в 10:10 29 Февраля 2021 28 Февраля 2021 23 Января 2021 24 Декабря 2021 23 Сентября 2021 ИЗБРАННОЕ Эта функция доступна только зарегистрированным пользователям НЕТ, СПАСИБО

Рубрики

Повинуясь правилу, я не выбираю.

Правилу я следую слепо. Людвиг Витгенштейн Как вы уже знаете, с 1 июля 2017 года вводится в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Организационно-распорядительная документация.

Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Эксперты обсуждают недочеты и противоречия нового стандарта. Однако в любом случае нам предстоит по нему работать… Расскажем о том, как разработать шаблон исходящего письма организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 и как защитить документ от изменений. Одна из статей предыдущего номера журнала была посвящена новациям ГОСТ 7.0.97-2016.

Одна из статей предыдущего номера журнала была посвящена новациям ГОСТ 7.0.97-2016.

Вспомним те из них, которые важно учитывать при разработке шаблона документа.

Разметка шаблона письма. Начнем со схемы расположения реквизитов, которая была приведена в прошлом номере журнала (рис.

1). На ней наглядно показаны границы зон, в которых должны располагаться реквизиты документа на бланке формата А4 в соответствии с требованиями нового стандарта. Эту разметку и возьмем за основу при разработке шаблона письма. Чтобы настроить параметры полей, отступов, интервалов шаблона, заходим во вкладку Разметка страницы (рис.

2). Нововведения стандарта. При разработке шаблона письма необходимо учесть те изменения, в оформлении документов, которые вводит новый ГОСТ Р 7.0.97-2016: ■ Стандарт зафиксировал предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов: Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Calibri № 14.

Допускается использовать приближенные по начертанию шрифты, а также шрифты меньшего размера.

■ Номер страницы проставляется посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

■ Рекомендуемый абзацный отступ – 1,25 мм. ■ Коды организации ОКПО, ОГРН и ИНН/КПП теперь включены в состав реквизита «Справочные данные об организации». ■ ГОСТ выделяет реквизиты «Эмблема» и «Товарный знак» (раньше был один реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»). Они помещаются либо посередине верхнего поля шаблона над реквизитом «Наименование организации – автора документа» (на расстоянии 10 мм от верхнего края листа), либо слева на уровне реквизита «Наименование организации – автора документа».
Они помещаются либо посередине верхнего поля шаблона над реквизитом «Наименование организации – автора документа» (на расстоянии 10 мм от верхнего края листа), либо слева на уровне реквизита «Наименование организации – автора документа». ■ Реквизит «Отметка об исполнителе» может быть размещен в нижнем колонтитуле шаблона, причем набран шрифтом меньшего размера.

Попробуем создать шаблон для продольного бланка исходящего письма организацции.

Приведем пошаговый алгоритм. ■ Шаг 1. Задаем размеры полей: – левое поле – 20 мм; – правое поле – 10 мм; – верхнее поле – 20 мм; – нижнее поле – 20 мм.

■ Шаг 2. Вносим сведения в реквизит «Справочные данные об организации» (реквизит 08) и вставляем изображение эмблемы.

Используем шрифт Arial, № 12. В реквизите указываем полное и краткое наименование организации (в соответствии с уставом), почтовый адрес организации (дополнительно можно указать местонахождение юридического лица, если оно не совпадает с почтовым адресом), номера телефона и факса, адрес электронной почты, адрес сайта организации, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП. Над реквизитом «Справочные данные об организации» размещаем реквизит «Эмблема» (реквизит 02) (в нашем примере – изображение солнца).

Итак, мы заполнили реквизит «Справочные данные об организации» и вставили изображение эмблемы организации. В нашем примере это выглядит так, как показано на рис. 3. ■ Шаг 3. Защищаем реквизит «Справочные данные об организации» от редактирования.

Самый простой способ запретить пользователям вносить любые изменения – вставить его в шаблон письма как рисунок.

Для этого с помощью штатного средства MS Word «Ножницы» вырежем нужную нам картинку. Найти этот инструмент просто: кликаем по значку Windows в левом нижнем углу экрана или нажимаем клавишу Windows на клавиатуре – откроется окно, где в строке поиска пишем «ножницы» (рис.

4). Открываем эту программу щелчком мыши и в появившемся окне нажимаем кнопку Создать (рис. 5). Далее мышкой выделяем тот объект, который мы хотим сохранить как рисунок, – появится окно с изображением вырезанного фрагмента (рис. 6). Теперь картинку нужно сохранить.

Для этого нажимаем вкладку Файл, затем – Сохранить как, после чего присваиваем файлу имя и выбираем место хранения.

Рисунок будет сохранен в формате PNG.

Теперь вставляем рисунок в будущий шаблон согласно расположению реквизитов, указанных на схеме (рис.

1). ■ Шаг 4. Вставляем поля для заполнения реквизитов «Дата документа» (10), «Регистрационный номер документа» (11), «Ссылка на регистрационный номер документа (12) – все согласно нашей схеме (рис. 1). Эти реквизиты располагаются ниже слева под реквизитом «Справочные данные об организации» и выглядят так, как показано на рис. 7. Начнем с поля для реквизита «Дата документа».

Сначала нужно активировать вкладку Разработчик. В MS Word 2013 для этого нужно совершить следующие действия: нажимаем Файл, далее – Параметры.

В открывшемся окне выбираем опцию Настроить ленту.

Настраиваем ленту Основные вкладки, а точнее, ставим галочку рядом с вкладкой Разработчик и нажимаем ОК (рис. 8). Теперь переносим курсор на строку, где должен проставляться реквизит «Дата документа». Далее во вкладке Разработчик открываем меню Элементы управления и в блоке Инструменты из предыдущих версий нажимаем кнопку Поле (элементы управления формами) (рис.
Далее во вкладке Разработчик открываем меню Элементы управления и в блоке Инструменты из предыдущих версий нажимаем кнопку Поле (элементы управления формами) (рис. 9). Добавленное поле будет выглядеть так:

Аналогичным образом добавляем поля для других реквизитов шаблона: «Регистрационный номер документа», «Ссылка на регистрационный номер документа», «Адресат», «Заголовок к тексту», «Текст», «Отметка об исполнителе» и т.д.

■ Шаг 5. Задаем параметры текстовых полей.

Если дважды кликнуть по любому из добавленных полей, откроется диалоговое окно Параметры текстового поля. В нем задаем нужные параметры для текстов реквизитов (рис.

10). Для большей части полей в нашем шаблоне смело указываем тип данных «Обычный текст» (рис. 10). Можно заполнить строку «Текст по умолчанию» – размещенный здесь текст будет автоматически подставляться в поле при подготовке письма в этом шаблоне.

Также при желании задаем формат текста (прописные буквы, строчные буквы и т.д.). Также мы можем ограничить длину размещаемого в поле текста. Параметры текстового поля для реквизита «Дата документа».

Для этого реквизита необходимо указать тип данных «Дата» (рис.

11). Задаем другие параметры для поля реквизита «Дата»: если нужно, заполняем строку «Дата по умолчанию» – указанная дата будет автоматически подставляться в поле. Также выбираем формат даты (традиционный – dd.MM.уууу).

■ Шаг 6. Подписываем текстовые поля шаблона. В шаблоне все текстовые поля будут иметь вид серых прямоугольников. Однако нам важно, чтобы пользователь, открывший шаблон письма, без раздумий понимал, где и какая информация должна быть отражена.

Иными словами, необходимо эти поля подписать. Это также несложно сделать. Перемещаем курсор в одно из полей, вводим в поле текст-подсказку и переходим к следующему полю (не нажимая клавишу Enter).

В конечном итоге шаблон нашего письма получится таким, как показано на рис.

12. ■ Шаг 7. Добавляем всплывающие подсказки. Для удобства работы с шаблоном письма можно сделать всплывающие подсказки к полям. Чтобы создать подсказку, выделяем поле, к которому хотим ее привязать, и открываем вкладку Вставка.

Далее в разделе Ссылки выбираем Закладка (рис. 13). В открывшемся диалоговом окне в поле Имя закладки вводим название закладки (без пробелов) и нажимаем Добавить (рис. 14). Закладка добавлена. Теперь нам нужно «связать» ее с подсказкой.

Для этого нажимаем сочетание клавиш CTRL+K. Откроется новое диалоговое окно Вставка гиперссылки, в котором в разделе Связать с: выбираем Место в документе и указываем нашу закладку.

Далее в этом же окне жмем на кнопку Подсказка (рис.

15). Откроется диалоговое окно Подсказка для гиперссылки. Вводим текст подсказки. В нашем случае это фраза «Введите дату документа». Нажимаем ОК (рис. 16). После этого внешний вид поля немного изменится.

Теперь при наведении на него курсора будет всплывать подсказка (рис. 17). Таким же образом добавляем подсказки к остальным полям.

Что касается мер защиты, то здесь они также необходимы, но есть, как всегда, нюансы. Нас интересует, как ввести ограничения на редактирование шаблона – разрешить пользователям только вводить данные в поля форм. Чтобы ограничить редактирование, во вкладке Рецензирование выбираем команду Ограничить редактирование.

Справа откроется одноименная панель (рис. 18). Здесь мы устанавливаем ограничения для пользователей, которые будут работать с шаблоном. Ставим галочку в поле Ограничения на редактирование и разрешаем только ввод данных в поля форм (рис. 19). Добавим, что такое ограничение на редактирование позволяет также зафиксировать расположение реквизитов в бланке письма.

19). Добавим, что такое ограничение на редактирование позволяет также зафиксировать расположение реквизитов в бланке письма. См.: Янковая В.Ф. Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 // Секретарь-референт. 2017. № 3. С. 25–35.

Образец делового письма

30170 Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса.

Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.

ФАЙЛЫ Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

  1. ;
  2. ;
  3. ;
  4. ;
  5. ;
  6. ;
  7. ;
  8. ;
  9. информационное письмо;
  10. поздравительное письмо;
  11. и т.п.

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам. Деловые письма всегда должны содержать подпись.

При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора.

Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям. В первую очередь, это определенная структура.

В послании всегда должны быть указаны:

  1. реквизиты отправителя и получателя,
  2. вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»), Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).
  3. дата написания,
  • информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,
  • просьбы и объяснения
  • заключение.
  • К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте. Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции.

    Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

    Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати. Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

    При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д.

    Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

    Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты. Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу.

    Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

    В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы».

    Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов. В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения. Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

    Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых. Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

    • Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление. Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.
    • Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема. Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).
    • Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.

    Отличный секретарь

    В этой статье мы не только подробно рассмотрим процесс учета исходящих документов, но и полностью алгоритм их подготовки с момента создания проекта до помещения в дело.

    Скачать журнал регистрации исходящих документов также можно здесь.

    Регистрация исходящих документов, на самом деле, особой сложности не представляет. Обычно этим занимается тот же сотрудник, в чьи обязанности входит и учет входящих.

    Исключение составляют крупные организации, объем документооборота которых исчисляется десятками и сотнями тысяч документов. Регистрационный номер и дата, наряду с подписью директора и элементами фирменного бланка придают письму юридическую силу. Многие канцелярии откажутся принять подписанное, но незарегистрированное письмо.

    Алгоритм работы над письмом, которое планируется отправить из организации, выглядит так:

    1. письмо передается для регистрации секретарю или исполнитель делает это сам, если в организации действует система электронного документооборота,
    2. исполнитель готовит проект письма,
    3. генеральный директор (или уполномоченный руководитель) подписывает проект,
    4. письмо отправляется,
    5. основной или помещается в дело.
    6. если нужно, проводит процедуру согласования,

    Нарушать этот порядок действий нельзя. Не подписанные руководством письма не должны регистрироваться!

    До подписи письмо – не письмо, а только его проект. — коммерческие предложения; — рекламные материалы; — прайс-листы, — поздравления; — приглашения на различные развлекательные или промо-мероприятия (приглашений на совещание это не касается). Обратите внимание: если какие-то из перечисленных документов планируется отослать с сопроводительным письмом, то подлежит сопроводительное.

    То же относится к счетам и актам, договорам, проектам, сметам и всем остальным документам, которые создаются в отделах компании и должны быть отправлены.

    Подробнее об этом написано в статье про сопроводительное письмо.

    На бланке организации для писем обычно предусмотрены специальные поля для даты регистрации и номера письма: _____________ № _______ Обычно эти поля располагаются под «шапкой» с наименованием организации, адресами и реквизитами.

    Для визового экземпляра письма, которое готовится не на бланке, а на обычном листе бумаги, секретарь может заказать специальный штамп, чтобы не писать номер и дату от руки: Регистрация исходящих документов происходит в соответствии с системой регистрации, принятой в компании.

    Номер письма должен быть уникальным. Под одним номером в организации может быть зарегистрировано только одно письмо! Если одно и то же письмо будет отправлено в несколько адресов, оно все равно должно быть зарегистрировано один раз и получить один номер.

    В этом случае все адресаты помещаются в реквизит «Адресат», а если их больше четырех, то в реквизит вписывается фраза «Согласно списку рассылки», и письмо (вместе со списком!) отправляется каждому получателю.

    , .xls, 23,0 КБ , xls, 26,0 КБ В учетную форму регистрации исходящих документов (журнал, книга) вносится следующая информация: — номер письма — дата регистрации — адресат — заголовок к тексту письма (тема) — информация о приложении (количество листов и экземпляров, возможно наименования прилагаемых документов) — информация об исполнителе: либо отдел, либо фамилия и инициалы работника — метод отправки (почта, курьер, электронная почта, другое) — примечание Регистрация исходящих документов подразумевает заполнение всех этих граф учетной формы.

    После присвоения номера на бланке заполняются соответствующие строки, и затем письмо сканируется. Электронная копия с помощью присоединяется к журналу. Теперь копию документа можно будет распечатать в любое время.

    Предложенная форма журнала регистрации исходящих документов близка к универсальной. Каждая организация при желании может приспособить ее под свои потребности. Сколько экземпляров исходящего письма нужно подготовить?

    Чтобы ответить на этот вопрос, нужно точно знать, как именно оно будет отправлено и учитывать, что в организации обязательно должен остаться оригинальный экземпляр документа. Так, если планируется выслать письмо по факсу или по , то очевидно, что независимо от количества адресатов будет достаточно и одного экземпляра, который после отправки или сканирования будет помещен в дело.

    Если же письмо будет отправлено по почте или его доставит курьер, то количество экземпляров должно равняться количеству адресатов плюс еще один – визовый – останется в организации. В отличие от основного экземпляра письма, который будет выслан адресату, визовый распечатывается не на фирменном бланке, а на обычном листе бумаги. Если проект письма проходил процедуру согласования, то все визы ставятся именно на этом экземпляре (если письмо готовится без визового варианта, то визы пишутся на оборотной стороне).

    Визовый экземпляр исходящего письма – это не копия. Он имеет ровно такую же юридическую силу, как и основной экземпляр, помещенный на бланк. На нем идентичный текст, стоит «живая» подпись руководителя и заполненный от руки штамп исходящего.

    Как уже говорилось, визовый экземпляр исходящего письма помещается в дело, то есть подшивается в папку, где хранится переписка по той конкретной теме или именно с тем контрагентом, которому оно адресовано. В папке (деле) письма располагаются в хронологическом порядке.

    Опубликовано: | Метки: ,

    Как написать сопроводительное письмо

    Самсонова Елена Автор PPT.RU 17 декабря 2018 Оформление сопроводительного письма — не обязанность и не требование законодательства, а сложившийся обычай делового оборота.

    Каждый руководитель и сотрудник ведет деловую переписку, поэтому необходимо уметь грамотно составить обращение, чтобы упорядочить документооборот и иметь под рукой доказательство отправки и получения материалов другой стороной.

    Такое обращение прилагается к отправляемым документам, коммерческим предложениям или резюме.

    Поскольку его составление не является императивным требованием законодательства, то форма послания носит произвольный характер. Подобный бланк позволяет максимально упорядочить делопроизводство и имеет существенное значение для отправителя, поскольку содержит следующие сведения:

    1. дату отправления. При необходимости это послужит доказательством того, что материалы были отправлены в срок;
    2. регистрационный номер (присваивается после получения). Даст возможность контролировать сроки исполнения.
    3. опись документов. Она позволит доказать их наличие у получателя;

    Если последний пункт имеет для вас принципиальное значение, то рекомендуется направить документацию заказным отправлением — это гарантирует доставку и подтвердит получение (что необходимо, к примеру, при обмене материалами между сторонами судебного разбирательства). Материалы по теме Что писать в сопроводительном письме, каждая организация и сотрудник могут решать самостоятельно, поскольку действующее законодательство не устанавливает какой-либо унифицированной формы.

    Однако определенные рекомендации по оформлению документации можно найти в (состав реквизитов и их расположение, требования к бланкам организации и много другое). Исходя из обычаев делового оборота, бланк сопроводительного письма должен содержать следующие разделы:

    • Затем следует заглавие и официальное обращение к адресату по имени и отчеству.
    • Подпись уполномоченного лица.
    • Основная часть. Ее можно условно разделить на две части: сообщение о направлении материалов и инструкция по обращению с ними.
    • «Шапка». Здесь следует указать реквизиты фирмы-отправителя, ФИО адресата, дату, исходящий номер и краткое содержание письма.
    • Список приложений. Это самый главный раздел — ведь именно прилагаемые документы являются целью и смысловым центром обращения. Если их несколько, то каждому необходимо присвоить порядковый номер, указать полное название, а также количество листов.

    Материалы по теме В соответствии с общим порядком, предусмотренным ГОСТ 6.30-2003 и Методическими рекомендациями Росархива, официальное послание необходимо оформить на фирменном бланке, указав регистрационный номер и заверив его печатью.

    В каждой организации необходимо выработать образец — как пишется сопроводительное письмо, — чтобы исходящая документация всегда была выполнена в единообразной форме. Материалы по теме Как и любая официальная корреспонденция, послание проходит следующие этапы:

    • Регистрация и присвоение исходящего номера.
    • Исполнитель визирует проект бланка у уполномоченного должностного лица.
    • В организации-адресате поступившая документация проверяется на наличие всех указанных приложений. Если каких-либо из заявленных документов не хватает, то составляется соответствующий акт, и все возвращается отправителю.
    • Обращение с пакетом приложений подписывается у генерального директора.
    • Секретарь передает задачу исполнителю, при этом оригинал он оставляет в канцелярии и подшивает в дело.
    • Если все в порядке, то обращение регистрируется, и ему присваивается входящий номер.
    • Руководитель организации-адресата знакомится с ним и назначает исполнителя.
    • Отправка адресату заказным отправлением.

    Что же касается правил хранения, то подобные официальные послания хранятся отдельно от приложений, с которыми поступают в организацию, в течение пяти лет.

    По истечении этого срока следует провести экспертизу их ценности и либо продлить им срок хранения, либо уничтожить. Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить!

    Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её. БУХГАЛТЕРУ: СТАТЬИ ЮРИСТУ: ОБЗОРЫ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях.

    Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного! Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя!

    Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2021 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования .

    Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт.

    Ошибка на сайте Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию? Выход Вы уверены, что хотите выйти?

    Письма

    Очистить Письмо – это документ управленческого характера, являющийся основой входящей и исходящей корреспонденции.

    Различают самые разные его разновидности. Правила оформления зависят от конкретного вида.

    Основная функция писем – обеспечение связи с внешними структурами, взаимодействие между подразделениями.

    подразделяются на виды в зависимости от этих объединяющих признаков:

    1. По адресату. Различают обычные (направляемые одному получателю) и циркулярные (получателей несколько).
    2. По функциям. Могут быть инициативными. Предполагается, что отправитель будет ждать от получателя письма какой-либо реакции (принятия решения, письменного ответа). Второй вид документа – письма-ответы.
    3. По форме. Могут быть электронными и обычными.
    4. По содержанию. Есть письма, в которых рассматривается только один вопрос. Но документ может содержать и сразу несколько вопросов.
    5. По предмету. Различают коммерческие и деловые письма. Первые обычно составляются от имени ЮЛ. Применяются при оформлении коммерческих сделок, заключении контрактов. Деловые письма нужны для решения управленческих, организационных и юридических вопросов.
    6. По цели составления. Различают информационные и рекламные письма. Первые нужны для информирования читателя о чем-либо, вторые – для стимулирования продаж.
    7. По структуре. Регламентируемые ГОСТ и составляемые в свободной форме.

    Часто вид письма полностью определяет его содержание. К примеру, информационные и рекламные бумаги могут разительно отличаться между собой.

    При составлении письма следует руководствоваться официально-деловым стилем изложения.

    Рассмотрим основные правила, актуальные при оформлении:

    1. Приведение содержания письма в соответствие со стандартами. Существуют термины и обороты, использование которых – сложившаяся практика в деловой среде. Есть также структура, считающаяся стандартом. Стандартизация облегчает восприятие и изложение информации, служит целям оптимизации.
    2. Лаконичность. Письмо должно содержать только необходимые сведения. Желательно делать текст кратким. Для этого исключаются все участки текста, не относящиеся к делу. Однако текст нельзя сокращать до такого состояния, что получатель не понимает отправителя.
    3. Использование стандартной терминологии. Терминология, которая может использоваться в деловой переписке, регламентируется ГОСТ Р 511141-98.
    4. Отсутствие участков текста, которые можно толковать двояко. Все формулировки должны быть точными и однозначными. В обратном случае получатель письма может просто не понять, что ему хотел сказать отправитель.
    5. Нейтральный тон. Исключена эмоциональность, слова с определенной окраской (к примеру, не рекомендуется использовать уменьшительно-ласкательные суффиксы).

    Текст не должен быть усложнен многосоставными предложениями. Нужно помнить о главной цели документа – достижение понимания между двумя участниками беседы.

    Стандартное деловое письмо состоит из этих четырех частей:

    1. Обращение. Может быть общим или индивидуальным. Во втором случае указывается имя/отчество получателя (к примеру, «уважаемый Иван Иванович»).
    2. Заключение. Завершение текста – целевое действие. К примеру, здесь можно сформулировать свою просьбу/требование.
    3. Основная. Прописывается главная цель обращения. Здесь же можно отразить доказательства, привести анализ ситуации.
    4. Вводная. Фиксируются причины направления письма. Здесь могут присутствовать ссылки на другие документы.

    Не существует идеальных писем. Содержание документа напрямую зависит от множества факторов.

    К ним относится степень знакомства, необходимость в официальном обращении, правила, актуальные для конкретной ситуации. Подробные требования к письму приведены в ГОСТ Р 6.30-2003. Для составления используются листы формата А4 или А5.

    Основные нормы:

    1. Адресат – это организация, подразделение или человек.
    2. Цвет бумаги: белый.
    3. В тексте могут присутствовать таблицы, графы и прочие элементы.
    4. Подпись должна сопровождаться расшифровкой.
    5. Дата оформления письма – это дата его подписания.
    6. Поля: 20 мм левое, верхнее и нижнее, 10 мм – правое.
    7. Если есть приложение, нужно указать на этот факт (к примеру «Приложение: на 2 листе в 2 экземплярах»).
    8. Ссылка на исходящий номер – это сам номер, а также дата письма, на которое отвечают.

    Если необходимо, прописывается ФИО исполнителя и номер его телефон. К СВЕДЕНИЮ! Фирма имеет право разрабатывать бланки самостоятельно. То есть, использование ГОСТ – это рекомендация, но необходимость.

    1. 29551
    2. 6632
    3. 6272
    4. 24204
    5. 14545
    6. 20775
    7. 9755
    8. 15068
    9. 20540
    10. 4819
    11. 3701
    12. 17608
    13. 5175
    14. 10274
    15. 320
    16. 11001
    17. 9437
    18. 9384
    19. 9960
    20. 19757
    21. 9652
    22. 108
    23. 191
    24. 30170
    25. 13081
    26. 19373
    27. 5118
    28. 20171
    29. 6482
    30. 11714
    31. 23511
    32. 44595
    33. 6514
    34. 8891
    35. 30652
    36. 22611
    37. 18862
    38. 7312
    39. 10799
    40. 23925
    41. 10273
    42. 3847
    43. 10514
    44. 54242
    45. 8705
    46. 11132
    47. 7570
    48. 8503
    49. 6423
    50. 6044
    51. 21154
    52. 6867
    53. 7582
    54. 8100
    55. 15014
    56. 13329
    57. 7927
    58. 9143
    59. 5848
    60. 10893
    61. 37998
    62. 14007
    63. 3571
    64. 32328
    65. 276
    66. 10764
    67. 21566
    68. 6574
    69. 3368
    70. 42627
    71. 10764
    72. 5352
    73. 12340
    74. 442

    Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

    Петрова Наталья Юрьевна Автор PPT.RU 15 января 2021 Сопроводительное письмо — это формой делового этикета. Помимо простого реестра передаваемых документов оно содержит рекомендации по обращению с ними. Кроме того, по регистрационным данным можно определить сроки исполнения и факт отправки.

    Образец, как написать сопроводительное письмо к документам — смотрите в статье. Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003.

    Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми. ? Начнем с основных правил:

    1. с указанием даты и регистрационного номера.
    2. на фирменном бланке;

    Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить. Раздел письма Краткое описание Пример Вступление Краткое содержание О направлении ответа на претензию Заголовок Тема, определяющая его цель Сопроводительное письмо передаваемых документов Обращение Конкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчества Уважаемый Иван Иванович!

    Цель послания Краткая формулировка В ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.

    Основная часть Изложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр.

    По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора. В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду.

    Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2017, считаю выполненными в полном объеме. Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении.

    Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество. Заключение Перечень приложений.

    Вежливая подпись Приложения:

    • Заказ-наряд, количество листов.
    • Договор поставки, количество листов.
    • Фото установленного баннера, количество листов.
    • Товарная накладная, количество листов.

    Руководитель, Сидорова Мария Ивановна. ФИО и контакты исполнителя. Пример сопроводительного письма к документам Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам.

    Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение.

    Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию. Материалы по теме Образец сопроводительного письма о передаче документов.

    Бланк, разработанный для заполнения контрагентом: Текст обращения выдерживается в деловом стиле.

    Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит.

    Сопроводительное письмо к документам не должнодавать оценку Материалы по теме происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя. Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены: Пример недопустимой формулировки Следует писать «Надеемся на скорую встречу» «Надеемся на дальнейшее сотрудничество» «Приветствуем самого нашего любимого клиента» «Уважаемый Иван Иванович!» «В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование» «В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н» «Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной» «Направляем подтверждение сроков и качества» «Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе» «Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки» Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации.

    В данном случае следует соблюдать этику общения.

    Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель.

    Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.

    При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля.

    По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент. Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter».

    Мы узнаем о неточности и исправим её. БУХГАЛТЕРУ: ЛЕНТА КАДРОВИКУ: СТАТЬИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях.

    Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного! Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя! Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2021 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования .

    Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт.

    Ошибка на сайте Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию? Выход Вы уверены, что хотите выйти?

    Оформляем образец сопроводительного письма к договору

    Самсонова Елена Автор PPT.RU 14 марта 2021 Чтобы деловая переписка была максимально результативной, при направлении контракта на подпись следует приложить к нему сопроводительное письмо, которое содержит все необходимые инструкции.

    Это ускорит процесс заключения соглашения. О том, как правильно составить этот документ и что нужно в нем указать, вы узнаете из статьи. Каждая организация сталкивается с необходимостью ведения деловой переписки — с партнерами, поставщиками, заказчиками, физлицами или государственными инстанциями.

    Зачастую служебная корреспонденция связана с отправлением пакетов документов и соглашений, и тогда большое значение приобретает правильно составленное сопроводительное письмо.

    Ведь именно оно позволит не только доказать факт отправки важных материалов контрагенту, контролировать сроки исполнения и оптимизировать делопроизводство; оно также позволяет предоставить другой стороне максимально подробные инструкции, что ускорит процесс заключения сделки.

    Таким образом, можно выделить основной признак подобных обращений: они носят служебный характер и не имеют значения без приложенных документов.

    Не является исключением и сопроводительное письмо о направлении договора на подписание. Действующее законодательство не устанавливает какой-либо унифицированной формы такого обращения, однако существуют рекомендации по составлению организационно-распорядительной документации, которые содержатся в . Эти нормативы будут действовать до 1 июля 2021 года, затем вступит в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016.

    Материалы по теме Итак, для того чтобы инструкции, которые вы прилагаете к контракту, имели юридическую силу, необходимо указать следующие сведения:

    1. перечень приложений (каждому документу присваивается порядковый номер, указываются его название и количество листов);
    2. подпись с расшифровкой руководителя;
    3. цель отправления и инструкции;
    4. сведения о получателе (должность, Ф.И.О.);
    5. контакты ответственного лица (исполнителя).
    6. реквизиты вашей организации (полное наименование, ИНН, КПП, адрес и телефон);
    7. дату составления и исходящий номер;

    Основная часть должна содержать:

    1. устойчивые словосочетания: «Направляем Вам.», «Высылаем в Ваш адрес.», «Предоставляем Вам.» и т. п.
    2. вежливое обращение к адресату по имени и отчеству;

    Скачать образец сопроводительного письма к договору можно в конце статьи.

    Не забудьте указать все реквизиты соглашения (номер, дату). В конце основной части обращения идут указания на дальнейшие действия получателя (просьба подписать свой экземпляр, скрепить его печатью и отправить назад). Материалы по теме Поскольку речь идет о деловой переписке, то использовать нужно официальный бланк организации, заверив текст печатью (при наличии).

    Стоит добавить, что сопроводительное письмо к дополнительному соглашению к договору составляется по аналогичным правилам, за исключением того, что в основной части пишут:

    «Высылаем в Ваш адрес 2 экземпляра дополнительного соглашения к договору»

    . В свою очередь, после получения вашего послания, секретарь или другой сотрудник, ответственный за делопроизводство в компании-адресате, предпринимает следующие действия:

    1. забирает у руководителя подписанные документы, если к ним нет возражений, или, если в документах найдены недочеты, составляет протокол разногласий, где указываются желаемые поправки;
    2. регистрирует полученную корреспонденцию, присваивая ей входящий номер;
    3. проверяет комплектность и передает письмо вместе с договором руководителю на подписание;
    4. в первом случае — экземпляр договора, во втором случае — протокол разногласий направляет обратно, отправителю.

    Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить!

    Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter».

    Мы узнаем о неточности и исправим её.

    БУХГАЛТЕРУ: СТАТЬИ КАДРОВИКУ: ЛЕНТА Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного! Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя!

    Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2021 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования . Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт.

    Ошибка на сайте Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?

    Последние новости по теме статьи

    Важно знать!
    • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
    • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
    • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

    Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

    Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

    • Анонимно
    • Профессионально

    Задайте вопрос нашему юристу!

    Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

    +