Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Налоговое право - Сопроводительное письмо к отправке платежек в налоговую

Сопроводительное письмо к отправке платежек в налоговую

Сопроводительное письмо к отправке платежек в налоговую

Как написать сопроводительное письмо в налоговую

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

  1. Сервисы:

Хотя сегодня предпочтение отдается электронным документам, многие по-прежнему используют бумажные. В любом случае понадобится составить сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов. 13 января 2021 Автор: Эсаат Ф.

Самединов Обмен документами между налоговыми органами и налогоплательщиками регулируется двумя основными нормативными актами:

  • Приказом МФ РФ от 02.07.2012 № 99н «Об утверждении Административного регламента Федеральной налоговой службы .».
  • Составленными на его основе «Методическими рекомендациями по организации электронного документооборота .» (утверждены приказом ФНС РФ от 13.06.2013 № В них участниками информационного взаимодействия понимаются не только налогоплательщики (их представители) и налоговые органы, но и операторы ЭДО (в случае электронного документооборота). Под налогоплательщиками понимаются плательщики налогов, сборов, страховых взносов, а также налоговые агенты. Под представителями налогоплательщиков — физические или юридические лица, уполномоченные налогоплательщиком представлять его интересы по части налогов и сборов. Обращение в ФНС формируется налогоплательщиком (или его представителем) и направляется по месту постановки на учет. В конце статьи вы сможете скачать актуальный образец, как написать сопроводительное письмо в налоговую — разберем ниже. Существует множество причин представить информацию в ФНС по месту учета (либо месту учета объектов налогообложения), например:
    1. ответ на сообщение из ИФНС с требованием предоставить пояснения для проведения камеральной налоговой проверки налоговой декларации (на основании п. 3 ст. 88 НК РФ);
    2. опись представляемых документов в связи с полученным требованием (на осн. п. 2 ст. 93 НК РФ).
    3. сообщение налогоплательщика о предоставлении в ФНС уточненной декларации по налогам в связи (на осн. п. 1 ст. 80 НК РФ);
  • , налогоплательщик должен выбрать, в какой форме — бумажной или электронной — он хочет его отправить. От этого зависит порядок действий и форма самого сопроводительного письма. Однако существует перечень реквизитов, которые должны присутствовать в нем в любом случае (ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв.

    пр. Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст). Упрощённо их можно представить так:

    1. сведения об исполнителе (обычно в нижнем левом углу сопроводительное письма, после всех его реквизитов указывается ФИО составившего сопроводительное письмо, его телефон, е-мэйл, иные реквизиты).
    2. реквизиты отправителя-налогоплательщика (наименование с указанием организационно-правовой формы, юридический адрес, ИНН/КПП, телефон). Если сопровождение оформляется на «фирменном» бланке, то будут указаны банковские реквизиты: номер расчетного счета, наименование банка, его БИК, корсчет;
    3. содержание (может начинаться словами: «В связи с требованием ФНС от 00.00.0000 № _ о представлении письменных пояснений по . ____ за 2021 год, сообщаем следующее:», после чего перечисляются по пунктам истребуемые сведения);
    4. приложение (если есть приложения, то после основного текста дается перечень приложенных документов в виде простого нумерованного списка. Если приложений много, то в этом месте дается указание на опись, которую прикладывают к сопроводительному письму отдельно);
    5. реквизиты получателя-ИФНС (наименование и номер инспекции, юридический адрес);
    6. дата и исходящий номер со ссылкой на полученное требование ИФНС (входящие номер и дата);
    7. подписи (обычно — руководителя или ИП, но может быть и подпись уполномоченного представителя);

    Так как бумажная форма сопроводительного письма не унифицирована, то использования перечисленных выше реквизитов вполне достаточно, чтобы составить такое письмо.

    В процессе электронного документооборота стороны обмениваются электронными документами (п. 2.4. Приложения № 1 к пр. ФНС РФ от 13.06.2013 № ММВ-7-6/196@):

    1. ответ на запрос;
    2. уведомление об отказе в приеме;
    3. запрос;
    4. обращение;
    5. квитанция о приеме;
    6. информационное сообщение о представительстве;
    7. подтверждение даты отправки;
    8. письмо налогового органа;
    9. рассылка.

    А также технологическими электронными сообщениями:

    1. сообщение об ошибке.
    2. извещение о получении;

    Электронный документ — это документ, представленный в цифровой форме, в соответствии с требованиями формата для такого вида (ч.

    1 вышеупомянутых Методических рекомендаций). Так как их много, то у каждого есть форма, утвержденная соответствующим приказом ФНС РФ. При цифровой коммуникации очень важными для сторон являются, в том числе, документы, подтверждающие дату отправки и дату приема бумаг.

    Они формируются оператором электронного документооборота или ФНС и отправляются корреспонденту после регистрации факта отправки или приемки по ТКС.

    Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: НДФЛ с матпомощи — это 13% с выданной суммы.

    Но в некоторых случаях налог платить не надо, а в некоторых за налоговую базу принимают только часть денег.

    Выплаты нужно отразить в формах 2-НДФЛ и 6-НДФЛ. 23 сентября 2021 Берутся ли алименты с материальной помощи — это зависит от причины, по которой назначают денежную компенсацию. С дополнительного дохода отчисления берутся, а с целевой выплаты — нет.

    19 ноября 2021 Отправляя важную документацию, нужно приложить сопроводительное письмо. Разберемся как его составить для передачи акта сверки.

    13 января 2021 Проверьте, правильно ли вы заполняете реквизиты 106 и 107 платежного поручения — налоговый период и основание платежа. 12 января 2021 × Еженедельная рассылка Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю Подписаться

    Сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов

    Copyright: фотобанк Лори В процессе осуществления деятельности любая организация может столкнуться с получением требования от территориального налогового органа предоставить определенные документы. Пакет документов может пересылаться налоговикам почтой, передаваться лично или в электронном виде по.

    К собранным бумагам необходимо прикрепить сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов, образец которого приведем далее.

    Сопроводительное письмо является своего рода поясняющей запиской к отправленной в ИФНС бухгалтерской и налоговой документации.

    В нем указывают, какие именно документы и в каком количестве были отправлены. Благодаря этому сотрудники налоговой инспекции без труда смогут понять назначение полученных документов. А в случае утери их части отправитель сможет доказать свою правоту.

    выполняет следующие задачи:

    1. определяет назначение передаваемых для проверки бумаг;
    2. упрощает регистрацию принятых бумаг в канцелярии налогового органа.
    3. позволяет избежать возможных недопониманий относительно полноты предоставленного пакета документов;
    4. позволяет четко понять, что представляет собой каждый отправленный документ;
    5. облегчает взаимодействие налоговой службы с налогоплательщиками;

    Сопроводительное письмо обязательно составляют в ответ на запросы и требования налоговой.

    Требование о предоставлении документов может быть получено в таких случаях:

    1. при проведении ;
    2. при проведении ;
    3. в процессе проведения .

    Если организация решила не присылать на проверку какие-либо затребованные бумаги – в сопроводительном письме необходимо обосновать причину такого решения. Сопровождаться письмом должна практически вся официальная документация, отправляемая в ИФНС.

    Действует общее правило, согласно которому письмо необходимо прикреплять ко всем документам, в которых не указана информация об отправителе и получателе.
    Без письменного сопровождения можно отправлять такие документы:

    1. экземпляры исковых заявлений.
    2. жалобы на действия или принятые решения сотрудников ИФНС (при отправлении в вышестоящие инстанции);
    3. первичную налоговую декларацию (без приложений);

    Если налоговая декларация отправляется с подтверждающими документами – к ней следует приложить сопроводительное пояснение.

    не имеет строго унифицированной формы. Его составляют, руководствуясь общими правилами, разработанными для деловой корреспонденции. Письмо в налоговую является официальным документом, поэтому в его содержании не должно быть ничего лишнего.
    Отправитель должен учитывать такие моменты:

    1. в сопроводительном пояснении следует указать причину предоставления документации (к примеру, указание на конкретный запрос органов ИФНС).
    2. при наличии фирменных бланков компании можно распечатать сопроводительное пояснение на таком бланке;
    3. в тексте обязательно должен присутствовать перечень отправленных документов (наименование, общее количество страниц, количество экземпляров);
    4. текст письма следует начинать такими формулировками: «Отправляем по Вашему запросу…», «Предоставляем Вам…» и т.п.
    5. письмо в печатном варианте необходимо составлять на листах формата А4;

    Реквизиты, которые необходимо указать в письме:

    1. перечень приложенных документов;
    2. наименование территориального органа налоговой службы, в который направляются документы;
    3. полное наименование организации-отправителя, ее ИНН/КПП, юридический адрес;
    4. должность и Ф.И.О.

      лица, составившего письмо;

    5. обращение к конкретному сотруднику ИФНС (согласно правилам деловой переписки);
    6. подпись ответственного лица.
    7. номер и дату запроса, сделанного налоговой инспекцией (указывают, если письмо отправляется в ответ на запрос ИФНС);
    1. Далее следует привести перечень документации, подлежащей отправке.
    2. В тексте письма указывают причину, по которой оно было отправлено в ИФНС.

    3. В заключительной части указывают должность и Ф.И.О.

      ответственного должностного лица.
    4. В правом верхнем углу указывают полное наименование отделения ИФНС, его адрес, Ф.И.О. сотрудника налоговой, которому адресовано письменное пояснение.

    5. Затем прописывают заголовок документа (к примеру, «О направлении документов»).
    6. В левом верхнем углу документа проставляют его номер и дату составления, ниже прописывают номер и дату запроса налоговой службы, в ответ на который было отправлено письмо.

    Приложенные копии документов должны быть заверены подписью руководителя и печатью организации на каждом листе.

    Рубрики: Tags:

      , ,

    Понравилась статья?

    Подпишитесь на рассылку Налоговые проверки | 14:01 28 октября 2021 Налоговые проверки | 11:20 11 мая 2017 Налоговые проверки Налоговые проверки | 13:56 31 января 2021 Налоговые проверки | 10:30 20 ноября 2018 Налоговые проверки | 10:30 19 апреля 2018 Штрафы Налоги и взносы | 14:06 22 ноября 2018 Выплаты персоналу УСН Налоги и взносы | 14:00 11 марта 2021 Кадровое делопроизводство Банки | 14:45 19 июня 2021 Налоги и взносы | 14:30 6 августа 2021 ПСН | 10:40 11 сентября 2021 ИП, ККТ Выплаты персоналу Страховые взносы ПФР Трудовые отношения НДФЛ Иностранные работники ККТ | 12:40 20 марта 2021 НДФЛ ОКВЭД Декретный отпуск ККТ | 12:00 6 ноября 2021 Штрафы Законодательство ЕНВД Экономика и бизнес Современный предприниматель Налоги и учет для малого бизнеса © 2006 — 2021 Все права защищены.

    Подпишитесь на рассылку Налоговые проверки | 14:01 28 октября 2021 Налоговые проверки | 11:20 11 мая 2017 Налоговые проверки Налоговые проверки | 13:56 31 января 2021 Налоговые проверки | 10:30 20 ноября 2018 Налоговые проверки | 10:30 19 апреля 2018 Штрафы Налоги и взносы | 14:06 22 ноября 2018 Выплаты персоналу УСН Налоги и взносы | 14:00 11 марта 2021 Кадровое делопроизводство Банки | 14:45 19 июня 2021 Налоги и взносы | 14:30 6 августа 2021 ПСН | 10:40 11 сентября 2021 ИП, ККТ Выплаты персоналу Страховые взносы ПФР Трудовые отношения НДФЛ Иностранные работники ККТ | 12:40 20 марта 2021 НДФЛ ОКВЭД Декретный отпуск ККТ | 12:00 6 ноября 2021 Штрафы Законодательство ЕНВД Экономика и бизнес Современный предприниматель Налоги и учет для малого бизнеса © 2006 — 2021 Все права защищены. При полном и частичном использовании материалов, активная ссылка на spmag.ru обязательна, при условии соблюдения .

    Как оформить сопроводительное письмо в налоговую образец

    » » Согласно ст.

    81 НК РФ, если налогоплательщик после подачи декларации (по НДС, налогу на прибыль, УСН, 3-НДФЛ) не полностью внес необходимые сведения или допустил, а впоследствии обнаружил, ошибки, приводящие к занижению суммы налога, то ему нужно отправить в налоговую уточненную декларацию. К документу прилагают сопроводительное письмо, также оно может называться пояснительной запиской к уточненной декларации.

    Объясним, какую информацию оно должно содержать. Такой документ должен быть отправлен в ФСС по месту жительства ИП или по месту регистрации ООО.

    Также важно, что она должна быть по форме, которая действует в тот период, когда она подается.

    Об этом сказано в п. 5 ст. 81 НК РФ. Бывает, что ошибки в декларации приводят к завышению налога, тогда подача уточненки будет правом налогоплательщика, а не обязанностью. В этом случае налог можно вернуть или зачесть в счет уплаты на будущее.

    К такому заявлению о возврате можно также приложить сопроводительное письмо.

    Налоговый кодекс не утверждает обязательный характер сопроводительных писем. Если уточненка придет в налоговую без пояснений, то сотрудники ведомства могут инициировать выездную налоговую проверку, поэтому важно дать подробные объяснения и убедить налоговиков в том, что в компании теперь все в порядке.

    Если уточненка придет в налоговую без пояснений, то сотрудники ведомства могут инициировать выездную налоговую проверку, поэтому важно дать подробные объяснения и убедить налоговиков в том, что в компании теперь все в порядке.

    Кроме предоставления поясняющей информации, письмо также регистрирует перечень отправленных документов: декларации, приложений к ней. Законодательно разработанной формы такой бумаги не существует, поэтому ее пишут в произвольной форме.

    На документе должна стоять подпись руководителя компании, ИП или уполномоченного на данные действия лица. Сопроводительное письмо состоит из шапки и основной части.

    В шапке нужно указать следующую информацию:

    • Номер письма.
    • Наименование документа — сопроводительное письмо к уточненной декларации.
    • Кому адресовано письмо. Тут пишут, что письмо предназначено для руководителя той ИФНС, к которой относится предприниматель. То есть указывают номер налоговой, ее адрес с индексом.
    • От кого письмо. Вносят наименование компании, ее адрес, ОГРН, ИНН, КПП.

    Далее начинается основная часть. В ней подробно указывают:

    1. какие изменения были внесены в документ; этот пункт можно оформить в виде таблицы, где указать номер строки декларации с исправлением, прежние данные и новые;
    2. период и налог, по которым отправлена уточненка;
    3. причину, по которой подается уточненная декларация;
    4. сумму к уплате и пени или переплату.

    Также нужно указать, какие документы прилагаются к письму: это обычно уточненная декларация с количеством листов, копии платежных документов (доплатить налог и пени нужно до подачи уточненки) или заявление на возврат или зачет налога (при переплате).

    В конце расписывается ИП или руководитель компании. Письмо нужно зарегистрировать в журнале исходящей корреспонденции.

    От способа подачи уточненки будет зависеть количество ее экземпляров. Один нужен будет, если письмо и декларация отправляются по почте либо электронной почте.

    Два экземпляра нужны при личной подаче документов. В этом случае один экземпляр остается в налоговой, а на втором сотрудник ИФНС ставит отметку о получении документов. Внимание! Для написания письма необходимо использовать деловой стиль, не должно быть разговорных и просторечных выражений и разного рода ошибок.

    Сопроводительное письмо к уточненной налоговой декларации по НДС за I квартал 2021 года В первоначальной декларации сумма НДС к уплате была занижена на 36000 руб. по причине невключения в налоговую базу выручки от продажи по акту №234 от 29 марта 2021 года.

    Сумма неучтенной выручки составила 216000 руб., в том числе НДС 36000 руб. Декларация по НДС была исправлена таким образом:

    • Доплата по налогу произведена платежным поручением №125 от 07.05.2019 г., пени перечислены платежным поручением №126 от 07.05.2019 г.
    • Правильная сумма НДС к уплате по итогам I квартала 2021 года составила 567000 руб.
    • НДС в графе 5 строки 010, строках 120 и 230 раздела 3, строке 040 раздела 1 увеличен на 36000 руб.
    • Показатель в графе 3 строки 010 раздела 3 увеличен на 180000 руб. (216000-36000).
    1. копия платежного поручения №125 от 07.05.2019 г.

      (на доплаченный НДС) в 1 экз.

      на 1 л.;

    2. уточненная декларация по НДС за I квартал 2021 года на 12 л.;
    3. копия платежного поручения №126 от 07.05.2019 г. (на уплаченные пени) в 1 экз. на 1 л.

    Генеральный директор Романенко / А.В.

    Романенко

    Сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов сокращает время на их обработку, обеспечивает оперативное общение с представителями фискальной структуры, а также является элементом грамотного делопроизводства. Неправильное оформление или игнорирование необходимости составить документ может привести к претензиям контролирующего органа.

    Основными нормативами, регламентирующими документооборот между юридическими лицами и фискальной структурой, являются: Так, сопроводительное письмо является документальным разъяснением к предоставляемым в ФНС РФ бумагам. К наиболее распространенным ситуациям, когда требуется рассматриваемое письмо, относятся:

    1. формирование пояснения к уточненной декларации, которая подается из-за наличия некорректных данных в ранее направленном документе, исходя из ст. 80 НК РФ;
    2. оформление описи направляемых документов на основании ст. 93 НК РФ.
    3. формирование ответа на запрос налоговой инстанции. Подобное пояснение необходимо предоставлять для осуществления камеральных проверок деклараций в соответствии со ст. 88 НК РФ;

    Кроме того, сопроводительные письма существенно упрощают и систематизируют имеющийся документооборот на предприятии, так как:

    1. отправленные сведения быстрее достигают адресата, и, как следствие, ответ адресанту предоставляется оперативнее.
    2. раскрывается цель предоставления конкретных бумаг в фискальную структуру;
    3. предотвращается возникновение конфликтов и споров касаемо объема и количества предоставляемых в налоговую службу документов;
    4. регистрация подаваемых бумаг служащими канцелярии ускоряется;

    До начала процедуры составления рассматриваемого вида письма управленец должен определиться с форматом. Вариантов два: электронный или на бумажном носителе.

    Исходя из этого будет определяться дальнейший порядок действий. Однако, вне зависимости от выбранного формата, справка должна составляться в соответствии с правилами оформления официальных документов, а также содержать в себе следующие реквизиты:

    1. данные об адресате письма. Предполагается необходимость внесения названия локального отделения ФНС РФ, ее юридического адреса;
    2. сведения о плательщике налогов, который составляет письмо. Подразумевается указание организационно-правовой формы, юридического адреса компании, КПП, а также контактных данных (на основании Устава фирмы). Когда письмо составляется на фирменном бланке, основные реквизиты будут включать номер лицевого счета, название обслуживающего банка, БИК;
    3. подпись управленца, либо его уполномоченного представителя;
    4. после основного текста в виде обычного маркированного перечня приводится список из прилагаемых документов. Когда он слишком велик, необходимо сослаться на опись, составленную в отдельном документе и также приложить ее к пакету бумаг;
    5. основной текст, составленный в свободной форме. При его написании необходимо соблюдать деловой стиль общения с правовыми структурами;
    6. дата и номер составленного документа. Также необходимо указать ссылку на входящее от ФНС РФ требование о направлении в структуру конкретных бумаг, если документ оформляется с соответствующей целью;
    7. сведения об исполнителе. Подразумевается указания ФИО субъекта, который составлял документ, его контактные данные и прочие реквизиты, уместные в каждом конкретном случае. Практика демонстрирует, что, когда бумагу оформлял сам управленец, данную приписку можно не ставить, так как директор визирует документ в любом случае.

    Электронный вариант рассматриваемого документа регламентирован ФНС РФ.

    Данную форму можно найти на официальном портале службы.

    Сопроводительное письмо к любым документам, предоставляемым в налоговую структуру, должно выглядеть следующим образом: Данный алгоритм является универсальным для всех ситуаций, когда налоговая структура требует предоставления сопроводительного письма. Образец сопроводительного письма к документам в налоговую службу выглядит следующим образом: 01.02.2019 Отделение ФНС РФ в Ленинском районе г.

    Ставрополь О направлении документов Направляем в Ваш адрес, исходя из полученного нами требования № 43 от 20.01.2019г., такие бумаги с целью проведения камеральной проверки:

    • Входящие счета-фактуры (2 листа, 1 экземпляр).
    • Книга продаж (10 листов, 1 экземпляр).
    • Исходящие счета-фактуры (3 листа, 1 экземпляр).

    Письмо оформляется в двух экземплярах, один из которых направляется непосредственно в отделение ФНС РФ, а второй – остается в компании, однако сотрудник канцелярии отмечает на данном письме, что оно было принято и зарегистрировано. Многих интересует вопрос относительно способа подачи документа. Это обусловлено наличием двух вариантов.

    Документ правомерно подать как в бумажной форме по адресу локального отделения ФНС РФ, а также в электронном виде на официальном портале структуры. При личном посещении субъект должен проконтролировать проставление подписи канцелярского служащего на втором экземпляре документа, после чего он вправе ожидать ответа от ФНС РФ. Второй экземпляр письма также уместно хранить до момента получения письменного ответа.

    Во втором случае управленец должен иметь заранее оформленную электронную подпись, после чего подтвердить ею документ. Ответ компания может ожидать либо в личном кабинете, либо при личном посещении структуры.

    Таким образом, сопроводительное письмо в налоговую является документом, подтверждающим отправку определенных бумаг. Оно позволяет ускорить процесс предоставления документов и, соответственно, получения ответа. При направлении документации в налоговую инспекцию прикладывается сопроводительное письмо, в котором указывается перечень отправляемых документов.

    Скачать образец сопроводительного письма в налоговую о предоставлении документов можно скачать внизу статьи (word). Назначение любого сопроводительного письма – это разъяснить адресату, от кого направлена документация и для чего.

    В налоговую документы могут быть предоставлены по запросу ФНС, налоговая часто запрашивает счета-фактуры, накладные, акты и прочая документация при проведении различного рода проверок (например, обоснованности возврата НДС). Налогоплательщик, направляя документы в налоговую, должен приложить сопроводительное письмо, в котором указать перечень предоставляемой документации с указанием их количества, наименований, номеров и дат.

    Предлагаем скачать также образцы других сопроводительных писем: к договору – скачать, к документам – скачать образец, к коммерческому предложению – скачать, к резюме – скачать образец.

    В бланке необходимо указать адресата – наименование отделения ИФНС, ФИО и должность работника налоговой, для которого предназначены документы, а также номер и дата документа. Документы в налоговую, как правило, отправляются на запрос, в тексте сопроводительного письма отмечается номер и дата этого запроса. В тексте необходимо изложить следующие моменты: Последний пункт важен, так как позволяет налоговому специалисту проверить, все ли документы получены им в полном составе, не утеряны ли какие-то листы или экземпляры.

    Подписывает сопроводительное письмо руководитель организации. Также предлагаем ознакомиться со статьей: Как написать сопроводительное письмо? Сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов образец – скачать.

    (Пока оценок нет)

    Загрузка.

    Сопроводительное письмо к документам

    9800 В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам. Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам.

    Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации. ФАЙЛЫ Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:

    1. к отчетам и исполнительной документации контрагентам и в различные ведомства и т.д.
    2. к акту сверки расчетов по налогам, сборам, штрафам и т.д. в ФНС, ПФР, ФСС;
    3. к коммерческому предложению;
    4. к декларациям в ФНС, ФСС;
    5. к договору на подпись контрагентам;

    Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.

    Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма.

    Это одна из важных функций такой корреспонденции.

    Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона. Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.

    Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов.

    Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент. При подписании письма нужно помнить об этике делового общения.

    Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному.

    Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.

    Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:

    1. наименование компании или ведомства;
    2. должность получателя и его ФИО;
    3. адрес компании или ведомства.

    Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки.

    Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо». После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.

    Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные. Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!».

    Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам».

    Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.

    После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать.

    Это может выглядеть так:

    1. «Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
    2. «Просим согласовать и возвратить с комментариями».
    3. «Просим информировать установленным порядком»;

    По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее».

    Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например:

    «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта»

    .

    Указывать перечень приложений нужно следующим образом:

    1. название документа нужно писать полное;
    2. отмечают, сколько листов содержит каждый документ.
    3. отмечают количество экземпляров документа;

    Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.

    • Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.
    • Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.
    • Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.
    • Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.

    Общество с ограниченной ответственностью «Запад» Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Пушкинская, д.

    97, тел. 89000000000 ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667 Генеральному директору ООО «Север» Алексееву Петру Петровичу 610000, г. Киров, ул. Партизанская, д. 5А тел.

    89012345678 Исх. №112 12.12.2019 г.

    Сопроводительное письмо Уважаемый Петр Петрович! Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней с момента получения данного письма.

    Приложения:

    • Счет-фактура №53 от 11.12.2019 в 1 экз. на 1 л.
    • Отчет об оказании услуг №23 от 11.12.2019 в 1 экз. на 6 л.
    • Акт приема-передачи оборудования №41 от 11.12.2019 в 2 экз. на 2 л.

    Итого: 4 экз.

    на 9 л. С уважением, генеральный директор ООО «Запад» Санников Тимур Тимурович

    Сопроводительное письмо в налоговую: бюрократия или необходимость?

    P , by

    1. K

    Российская бюрократия всеобъемлющая, на каждую составленную вами бумажку придется составить еще как минимум одну бумажку, а также регистрировать эти бумажки еще и в журналах.

    Особое место в ряду «бумажек» занимают сопроводительные письма. Что же это – неоправданная бюрократия и зло или крайняя необходимость? Например, сопроводительное письмо в налоговую инспекцию, как правило, является неизменным спутником уточненных деклараций.

    Самое интересное, Налоговый кодекс таких требований не выдвигает. Однако если вы попытаетесь сдать «уточненку» в инспекцию без письма, то, скорее всего, у вас это не получится. Поэтому чтобы не портить себе настроение и не нервировать инспекторов, придется составлять письмо.

    Тем более что много времени это не займет. Как же его составить? Что такое сопроводительное письмо? Сопроводительное письмо в налоговую получило свое название потому, что «сопровождает» какую-либо документацию.

    Оно используется для отправки тех документов, которые не имеют адресной части. Обязательный реквизит их – отметка о наличии приложений.

    Исходящий номер при регистрации сопроводительного письма ставится на нем самом.

    А письмо в дальнейшем дает возможность определить, какие документы, и в каком количестве были отправлены.

    Регистрируются сопроводительные письма в налоговую, так же как и остальные, в журнале исходящих документов.

    Сопроводительное письмо в налоговую, прилагаемое к уточненной декларации, кроме того, что оно выполняет задачу регистрации отправляемых документов, содержит поясняющую информацию. Дело в том, что при получении «уточненки» налоговая инспекция имеет право назначить выездную проверку, потому как ошибки в декларациях, исправления — все это может выглядеть подозрительно.

    Поэтому у сопроводительного письма есть еще одна задача – максимально подробно пояснить, в связи с чем предоставляются новые документы. А если сопровождается «уточненка» — убедить инспекторов, что в проведении проверки нет необходимости.

    Форма письма Для сопроводительных писем форма официальное не утверждена, форма их может быть произвольной, однако они должны составляться по принципам делового письма. Некоторые инспекции предоставляют образцы сопроводительных писем для каждого случая и требуют использовать именно их. В такой ситуации стоит взять такие образцы и пользоваться, тем более самим не придется выдумывать.

    Если таких образцов нет, то следует помнить, что в сопроводительном письме уместны такие реквизиты: — адресат; — наименование организации (ФИО предпринимателя); — коды организации; — дата отправки и исходящий номер; — заголовок; — содержательная часть – текст; — отметка о приложениях (сразу после основного текста); — подписи, печать — отметка об исполнителе. Текст сопроводительного письма в налоговую уместно начать со слов «Представляем вам…». Далее пишут, что конкретно направляется, пояснения, почему это направляется.

    Указываются причины корректировок в отчетности, затем они конкретизируются. При представлении «уточненки» действует правило: чем значительнее ошибка, тем больше подробностей нужно указать. Упоминаются строки декларации, которые были скорректированы.

    Если таких строк много, то можно назвать только итоговую сумму рассчитанного налога и величину доплаченной задолженности и пеней (если они были). При доплатах налога уместно будет назвать реквизиты платежных поручений на доплату налога и пени или приложить к документам копии самих платежек в качестве приложений. Например, сопроводительное письмо может быть таким.

    О том, нужно ли вообще подавать уточненные декларации, можно . А о том, как рассчитать и заплатить пени — . Нет сомнений, что составление обязательных сопроводительных писем – это дополнительный этап в круговороте бухгалтерских документов, который увеличивает трудозатраты и время подготовки документов.

    Тем более сейчас, когда все вокруг так ратуют за сокращение бумажного документооборота.

    А как думаете вы? Каково ваше отношение к сопроводительным письмам? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

    1. ,

    Soprovoditelnoe-Pismo.ru

    Деловое общение часто предусматривает не только устный обмен информацией, но и предоставление документов клиентам, партнерам и государственным структурам.

    При этом такие коммуникации могут осуществляться не только юридическими лицами. Любой человек, как физическое лицо, может отправлять запросы, предоставлять документы в официальные органы власти или организации любой формы собственности.

    Содержание И каждый раз, становясь участником обмена официально-деловой информацией, необходимо составлять сопроводительные письма к различным видам документов.

    Внимание!Пример документа можно изучить в конце статьи! Список опубликован по приведенной ссылке.

    Сопроводительное письмо – особенная форма сообщения, в которой необходимо:

    1. довести информацию о специалисте, занимающимся подготовкой документов или решением конкретного вопроса.
    2. при необходимости известить о сроках, в которые получатель должен выполнить какие-либо действия после изучения направленной информации;
    3. определить состав отправляемых или передаваемых документов ,зафиксировать количество и перечислить названия передаваемых документов;
    4. кратко и понятно донести до адресата цель направляемой информации, какие действия необходимо выполнить получателю: подписать, изучить, отправить ответ, согласовать, принять документы, оплатить и т.д.;
    5. указать реквизиты и контакты отправляющей стороны;

    По большому счету вид у письма только один.

    Отличия у конкретных писем могут возникать в зависимости от:

    1. канала отправки сообщения;
    2. получателя.

    В соответствии с особенностями получателей, сопроводительное письмо может писаться, как внутреннее (корпоративное) или внешнее сообщение, направляемое всем остальным организациям. В связи с активным распространением электронного документооборота, письма могут быть 3-х типов:

    1. электронные;
    2. написанные вручную;
    3. передаваемые на бумаге.

    При этом, какие бы типы писем не выделялись, все они имеют сходное целевое назначение и оформление, будь то сопроводительное письмо к коммерческому предложению, рекламации, договору или сопровождающее отправку документов в пенсионный фонд или налоговую инспекцию. ИсключениеЕдинственный момент, который может вносить некоторые корректировки в стандартные фразы письма, это то, является ли письмо запросом или ответом на полученное сообщение.

    Но структура, опять же будет одинаковой.

    Единых требований к форме сопроводительного письма не создано.

    При желании можно изучить ГОСТ Р 6.30-2003, чтобы ознакомиться с правилами оформления официально-деловой документации.

    При этом ГОСТ в данном случае имеет рекомендательный характер.

    Как правило, организации создают свою форму сопроводительного письма.

    При оформлении бланка важно включить в структуру полей:

    1. поле с исходящим номером и датой;
    2. верхнюю часть с реквизитами организации;
    3. поле для текста письма и приложений;
    4. блок с указанием данных получателя: название организации или ФИО получателя;
    5. контактные данные составителя письма в нижней части бланка.

    А теперь посмотрим на то, как может выглядеть сопроводительное письмо к документам – образец формы.

    Заполненный пример в конце статьи! Лист А4 (пустой бланк) Общество с ограниченной ответственностью «Название компании» (указываются полные реквизиты компании) Исх. № от_______ Данные о получателе______________________________ (название организации, адрес, возможно, должность и ФИО сотрудника) Тема____________________________________________________ Уважаемый(-ая)_______________________________!

    Основной текст Приложения:

    • Документ 3.
    • Документ 2.
    • Документ 1.

    С уважением, Должность______________________ Подпись ___________________ ФИО______________________ Исполнитель: Должность __________________ ФИО _________________________ Контактные данные _________________________ В структуре сопроводительного письма, помимо обязательных реквизитов и данных о получателя и составителя письма, выделяется 4части:

    1. тема сообщения, которая не всегда указывается, и ее наличие определяет отправитель;
    2. обращение к получателю;
    3. основная часть;
    4. перечень приложений;

    Тема должна быть сформулирована максимально конкретно, чтобы получателю не приходилось догадываться о том, что за пакет документов ему предоставлен. Приведем пример некоторых формулировок:

    • О разработке проекта строительства объекта «N»
    • Предоставление статистических данных.
    • О подготовке годового отчета.
    • Предоставление ответа на претензию ООО «Огонек» № 12 от 01.11.2018г.

    Обращение– необязательная опция, особенно, если письмо направляется в организацию, а не конкретному ее представителю. Если необходимо обратиться лично, то действуем по общему правилу — пишем как обычно в деловой корреспонденции: «Уважаемый (ая) Имя Отчество» Основная часть начинается с одной из трех формулировок: направляем, отправляем, предоставляем.

    Считается, что каждая из них соответствует определенному типу адресата: Тип формулировки Тип адресата Предоставляем Как правило, используется для отправки сопроводительного письма в вышестоящие инстанции, организации с более высоким статусом, чем статус отправителя: ИФНС, Пенсионный Фонд, арбитражный суд и т.д. Направляем Применимо для отправки в организации с более низким статусом или подчиняющиеся отправителю: филиалы, отделения, подразделения Высылаем Используется для отправки сообщения в организацию, равную по статусу: партнерам, конкурентам, клиентам Далее продолжаем фразу, описывая цель отправки, ясно формулируя, что содержится в пакете документов или что должен сделать получатель с полученной информацией: Приведем примеры формулировок, которыми можно начать сопроводительное письмо к документам – образец для начала текста:

    • Направляем пакет документов в соответствии с требованием № . от…
    • Высылаем форму отчета для подготовки годовой отчетности по филиалу.
    • Отправляем Вам для ознакомления коммерческое предложение о сотрудничестве и приложения к нему.

    Итак, теперь получатель знает, что за пакет документов ему направлен. Все следующие предложения должны раскрывать тему письма.

    А это значит, что в текст включается:

    1. сроки, в которые должны быть выполнены ожидаемые действия.
    2. действия, которые должен выполнить получатель на основании полученных документов: подписать, предоставить документы, назначить рабочую встречу и т.д.;
    3. информация по проблеме, ситуации, обсуждаемом рабочем вопросе;

    Что касается сроков получения реакции на письмо, то они определяются в зависимости от нескольких условий:

    1. чем ниже статус получателя по отношению к отправителю, тем короче могут быть сроки.
    2. наличие ранее оговоренных сроков в других документах, определяющих правила сотрудничества, например, в договоре;

    В некоторых случаях указание про сроки отсутствует, особенно, если письмо является ответом на запрос какой-либо организации. Затем, отправитель может выразить признательность за долголетнее партнерство, сотрудничество.

    В этой части необходимо перечислить все приложения, направляемые получателю.

    Важно ничего не пропустить, и указать все документы.

    Оформляется перечень либо простым списком, либо в виде таблицы.

    Важно указать не только само название документа, но и количество экземпляров и листов по каждому из приложений.

    Также можно делать пометки о том, направляется оригинал или копия документа.

    Например, перечень может выглядеть следующим образом. Приложения:

    • Приложение №1 к договору №12 от 12.12.1017г., на 2 л. в 2 экз.
    • Договор поставки №12 от 12.12.1017г., на 10 л. в 2 экз.

    Теперь осталось подписать сообщение.

    Должностное лицо, имеющее право подписывать сопроводительное письмо, выбирается в зависимости от получателя и особенностей ситуации, в связи с которой отправляются документы. При отправке в государственные органы подпись ставит Генеральный директор. Если письмо отправляется в ИФНС, подписывать сообщение может Главный бухгалтер или Генеральный директор.

    При отправке письма клиентам или партнерам, завизировать сообщение может сотрудник, инициирующий отправку, например, руководитель отдела продаж или закупок, коммерческий директор или директор по маркетингу. Каждая организация принимает свои правила хранения документов.

    Все приложения, их оригиналы, как правило, хранятся в соответствии с номенклатурой дел, например, договоры – отдельная папка, счета-фактуры – другая. И в этом случае сопроводительные письмо могут не сохраняться. Некоторые предприятия организовывают хранение сопроводительных писем в отдельных папках и определяют сроки для их сохранения в соответствии с внутренними регламентами.

    Все ошибки можно разделить на две группы:

    1. некорректность содержания;
    2. стиль и форма подачи информации.

    Первая категория ошибок связана с тем, что текст письма неконкретен, нечетко сформулирована цель, непонятно, что получатель должен сделать, изучив документы.

    Второй тип ошибок связан с самими формулировками. Определим несколько основных «нельзя» для создания текста сопроводительного письма

    • Не унижайтесь, не демонстрируйте слабость или зависимость: нижайше просим, очень просим ответить, просим не забыть ответить и т.д.
    • Откажитесь от проявления эмоций в отношении обсуждаемого вопроса, например, факты не могут быть возмутительными, ситуация отвратительной, утверждения безапелляционными, а действия вопиющими.
    • Не должно быть никаких эмоционально окрашенных обращений к получателю: дорогой Иван Иванович, любимый клиент, и т.д.

    Вывод: хотим достичь цели – используем эмоционально нейтральный стиль изложения, выполняем все требования делового этикета.

    А теперь посмотрим на результат составления письма.Предположим, что переписка связана с выполнением условий договора поставки. Лист А4 (образец заполнения) Общество с ограниченной ответственностью «Край» 100100, г. Москва, Ленинский проспект, д.№3, офис 105 ИНН 7711111111, КПП 771111111, ОГРН 507111222 1212 Исх.

    №5 от 14.12.2018г. ООО «Росток» 111100, г. Москва, ул. Митина, д.7, офис403 Коммерческому директору «ООО Росток» Степанову И.А.

    О согласовании условий договора Уважаемый Илья Александрович! Высылаем для согласования договор поставки с внесенными изменениями, оговоренными на рабочей встрече 01.11.2018г.

    Если со стороны Вашей компании отсутствуют дополнения, ждем от Вас отправки подписанных экземпляров. Приложения:

    • Приложение №1 к договору №32 от 22.11.1018г., на 1 л. в 2 экз.
    • Договор поставки №32 от 22.11.1018г., на 12 л. в 2 экз.

    С уважением, Коммерческий директор ООО «Край» Иванов Иванов М.А.

    Исполнитель: Секретарь департамента продаж Светлова Т.А. 8(495) 111-11-11 e-mail: Сопроводительные письма – обязательный документ, который позволяет зафиксировать факт отправки документов, количество и состав переданной информации.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+