Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Другое - Срок хранения штатного расписания в организации

Срок хранения штатного расписания в организации

Срок хранения штатного расписания в организации

Сколько хранится штатное расписание в организации

» Министерство культуры разработало и утвердило перечень всех возможных документов, которые создаются в процессе деятельности компании и сроки их хранения. Поскольку штатное расписание имеет важное значение для организации, его хранят постоянно на протяжении всего периода функционирования фирмы. Если этот локальный акт передавался в другие организации, то там его хранят в течение трех лет.

В ходе составления штатного расписания либо при необходимости изменений отдельных его пунктов создаются иные документы:

  1. Изменение штатного расписания
  2. полное наименование компании;
  3. базовые — закрепленные в Квалификационных справочниках;
  4. служебные (докладные) записки;

  5. Также в графе «Примечания» делается соответствующая отметка.
  6. Общий штат сотрудников.
  7. О совмещении должностей / профессий;
  8. Штатное расписание – обязательный документ
  9. Об изменении фамилии;
  10. количество исключенных штатных единиц.
  11. заключения;
  12. оклады или тарифные ставки, используемые для расчета заработной платы;
  13. постоянное хранение — для организаций, где расписание было разработано и (или) утверждено;
  14. Кто составляет
  15. В размере 2000 — 4000 рублей для должностных лиц за непредставление документов, а в следствие этого за препятствие ходу проверки по ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ.
  16. проекты расписания, справки и заключения — 5 лет;
  17. Завершают «шапку» номер документа, а также дата его составления.
  18. численность работников в каждом отделе или подразделении;
  19. размеры и видаы надбавок для каждой должности.
  20. Уведомление работников о намерении провести сокращение;
  21. в-четвертых, благодаря штатному расписанию возможно отслеживание системы оплаты труда, а также размеров надбавок;
  22. во-вторых, в расписании фиксируются штатные единицы;
  23. Главная
  24. В отношение должностного лица в размере 300-500 рублей за нарушение норм хранения архивных документов; ст. 13.25 КоАП РФ.
  25. наименование исключенных должностей;
  26. 3-летнее хранение — для иных организаций.
  27. Нужно также указать код ОКПО;
  28. должностях (профессиях, специальностях) и указывается квалификация;
  29. проекты;
  30. наименование профессий или категории должностей, занимаемых трудящимися (в полном соответствии с ЕКСД);
  31. О предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;
  32. Когда нужно ввести в действие новое штатное расписание при сокращении
  33. Есть ли обязательная форма штатного расписания
  34. штатные расстановки (списочный состав сотрудников) — 75 лет.
  35. О направлении в зарубежную командировку;
  36. Сколько копий ШР должно быть на производстве
  37. произвольные — придуманные самостоятельно или образованные от базовых.
  38. Структура штатного расписания организации
  39. Пять привычных задач кадровика, которые теперь нужно выполнять по-другому
  40. Об исполнении обязанностей (на время отпуска);
  41. Как составить штатное расписание
  42. количестве работающих штатных единиц в учреждении.
  43. за непредставление документов и, таким образом, воспрепятствование проверке может наступить ответственность по ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ (2 000–4 000 руб. для должностных лиц), а за непредставление информации — по ст. 19.7 КоАП РФ (300–500 руб. для должностных лиц и 3 000–5 000 руб. для юридических лиц).
  44. О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до трех лет;
  45. в-третьих, наличие такого документа в организации позволяет без проблем контролировать количество сотрудников, их качественный состав;
  46. за непредставление документов и, таким образом, воспрепятствование проверке может наступить ответственность по ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ (2 000–4 000 руб. для должностных лиц), а за непредставление информации — по ст. 19.7 КоАП РФ (300–500 руб. для должностных лиц и 3 000–5 000 руб. для юридических лиц).
  47. должности;
  48. Дата начала действия ШР, его номер и срок действия. Нумерацию можно присваивать произвольную.
  49. 3-летнее хранение — для иных организаций.
  50. размер всех выплат;
  51. в соответствии со ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ) ответственность должностных лиц за нарушение норм хранения архивных документов — 300–500 руб.; ответственность за нарушение требований о хранении документов для отдельных видов организаций также установлена ст. 13.25 КоАП РФ;
  52. профессии сотрудников;
  53. за непредставление документов и, таким образом, воспрепятствование проверке может наступить ответственность по ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ (2 000–4 000 руб. для должностных лиц), а за непредставление информации — по ст. 19.7 КоАП РФ (300–500 руб.
  54. О предоставлении отпуска по беременности и родам;
  55. дата, с которой вносятся изменения;
  56. в соответствии со ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ) ответственность должностных лиц за нарушение норм хранения архивных документов — 300–500 руб.; ответственность за нарушение требований о хранении документов для отдельных видов организаций также установлена ст. 13.25 КоАП РФ;
  57. Эта статья поможет выполнить главные кадровые задачи во II квартале 2021 года
  58. Наименование конкретной организации, которое должно строго соответствовать свидетельству о регистрации (для этого есть отдельное поле – «Наименование»);
  59. проекты расписания, справки и заключения — 5 лет;
  60. Наименование организации, согласно учредительным документам;
  61. Подборки материалов
  62. Для жителей Москвы и МО – Доб. 574
  63. базовые — закрепленные в Квалификационных справочниках;
  64. наконец, в-пятых, расписание существенно облегчает подбор персонала при появлении вакансий.
  65. Создание приказа об исключении конкретных штатных единиц либо об утверждении нового штатного расписания, в которое не будут внесены сокращаемые должности
  66. в соответствии со ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ) ответственность должностных лиц за нарушение норм хранения архивных документов — 300–500 руб.; ответственность за нарушение требований о хранении документов для отдельных видов организаций также установлена ст. 13.25 КоАП РФ;
  67. дата вступления в силу и время действия документа (как правило, 1 год);
  68. Сроки хранения штатного расписания
  69. Санкт-Петербург и Лен. область – Доб. 366
  70. за непредставление документов и, таким образом, воспрепятствование проверке может наступить ответственность по ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ (2 000–4 000 руб. для должностных лиц), а за непредставление информации — по ст. 19.7 КоАП РФ (300–500 руб.
  71. О поощрении работника;
  72. Штатное расписание: как внести сведения без ошибок
  73. приказы (распоряжения);
  74. переписка по разработке расписания — 3 года;
  75. Функции штатного расписания
  76. ОКПО предприятия;
  77. Сколько и где хранится штатное расписание
  78. имеющихся структурных подразделениях;
  79. иные документы.
  80. Утверждение штатного расписания
  81. О прекращении действия трудового договора;
  82. переписка по разработке расписания — 3 года;
  83. их специальности;
  84. Указать в соответствующей графе, что сотрудник работает на 0,4 ставки (это объясняется тем, что совместитель не может работать на данной должности более 16 часов в неделю). Оплата указывается фактическая, а не за полную ставку.
  85. Код ОКПО;
  86. Каких проблем ждать компаниям при переходе на электронные кадровые документы
  87. Заключение
  88. произвольные — придуманные самостоятельно или образованные от базовых.
  89. О назначении на должность;
  90. Что такое «Штатное расписание»
  91. Дата и номер приказа об утверждении штатного расписания;
  92. Правовые ресурсы
  93. От 300 до 500 рублей с физических лиц и от 3000 до 5000 рублей с юридических за непредставление информации; ст. 19.7 КоАП РФ.
  94. Какой срок действия штатного расписания
  95. в верхнем углу справа ставится гриф «Утверждено» и вписываются реквизиты Приказа о введении и утверждении расписания.
  96. во-первых, применение штатного расписания обеспечивает наличие четкой и наглядной структуры организации, включая ее подразделения;
  97. предложения от отдельных подразделений;
  98. Нужно ли указывать региональные надбавки в штатном расписании
  99. номер;
  100. О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком;
  101. О приеме на работу;
  102. О переводе на другую работу;
  103. различный уровень ответственности.
  104. штатные расстановки (списочный состав сотрудников) — 75 лет.
  105. Прописать, что трудящийся занимает полную ставку и оклад отмечается полный. Но, в трудовом договоре прописываются условия осуществления деятельности — сотрудник принимается на работу по совместительству.
  106. разные права и обязанности;
  107. постоянное хранение — для организаций, где расписание было разработано и (или) утверждено;
  108. Об установлении надбавки к должностному окладу.

Сроки хранения штатного расписания в организации

Кадровое делопроизводство – необходимый элемент деятельности практически любой организации. Одним из ключевых документов в нем выступает штатное расписание (ШР). Оно представляет собой полный перечень всех имеющихся на предприятии должностей, количества сотрудников, а также размер окладов, установленных в соответствии с локальными актами.На практике штатное расписание отражает кадровую структуру организации, является документом учета и непосредственно используется в работе сотрудниками кадровых служб и бухгалтерией.Штатное расписание – локальный акт, издаваемый в организации в целях оптимизации ведения кадрового учета.

Среди кадровиков и бухгалтеров иногда возникает ошибочное мнение, что этот документ является приказом по основной деятельности.

Однако это совершенно не так. Штатное расписание является приложением к приказу об его утверждении.На сегодняшний момент нет обязательной формы этого документа.

На практике это означает, что организации вправе составлять ШР в том виде, в котором им наиболее это удобно для работы.Однако ранее использовалась общеобязательная унифицированная форма Т-3, основные разделы которой применяются при составлении расписания предприятиями и сейчас. В целом, форма Т-3 на сегодняшний день существует как «рекомендованная» к использованию.Государственные учреждения, где требования к документообороту наиболее жесткие, при составлении локальных актов используют унифицированную форму.Обычно составленное расписание хранится в форме бумажного документа.

Целесообразно на предприятии иметь два его экземпляра. Как правило, один из них находится в отделе кадров, а второй – в распоряжении кадровой службы.Кроме этого, локальный акт может храниться в электронном виде на компьютерах сотрудников, которые используют его в своей непосредственной работе.Делопроизводство на предприятии должно осуществляться на предприятии в соответствии с определенными правилами.Так, правильное хранение документации обеспечивает слаженность работы сотрудников организации.

Однако немаловажным обстоятельством является и то, что документы должны быть в порядке для контролирующих организаций, которые периодически осуществляют проверки тех или иных предприятий.На практике не имеет принципиального значения, где хранить данный акт.

Для проверяющих органов основным условием является его наличие, правильность заполнения, а также сохранность.Так, если организация небольшая, а число сотрудников не превышает 15-20 человек, то вполне можно оформить специальную папку «Кадровые документы», где в отдельном файле будут храниться все необходимые документы, к примеру, учетные карточки на каждого сотрудника и приказы, относящиеся к ним.Данный акт и приказы, которые относятся ко всем сотрудникам, необходимо хранить в отдельном файле.Кроме этого, к папке необходимо завести специальный журнал, в котором будут регистрироваться все кадровые приказы по организации.Важно! Трудовые книжки сотрудников необходимо хранить отдельно от всех кадровых документов, обеспечив высокую степень их сохранности.Штатное расписание, являясь самостоятельно утверждаемым актом организации, может быть изменено по необходимости в любое время.По сложившейся практике ШР периодически меняют, утверждая новое каждый год.

При этом следует отметить, что без необходимости это не обязательная процедура. Кроме этого, небольшие изменения могут и вовсе не требовать его замены, а вносятся в уже имеющийся документ на основании соответствующего приказа.При этом даже небольшие корректировки должны найти свое отражение в документах кадрового учета.

Так, к примеру, при изменении наименования той или иной должности соответствующие записи вносятся в трудовую книжку работника.Как правило, в самом документе указывается срок, в течение которого он действует. Если же последний не прописан, ШР считается утвержденным на неограниченное время.В этой связи многих кадровых работников интересует вопрос относительно того, сколько же нужно хранить данный документ в организации.Так, действующие на сегодняшний момент правила определяют, что организации, которые разработали и утвердили ШР, должны хранить его постоянно, то есть все время существования данной структуры. Если же оно было разработано другой организацией (такая ситуация, к примеру, может возникнуть при реорганизации), то его необходимо хранить не менее 3 лет.Кроме этого, предусмотрены определенные сроки хранения и для иных документов, которые имеют отношение к штатному расписанию.Разберем подробно:

  1. штатные расстановки (списки сотрудников, содержащих их личные данные) – 75 лет.
  2. проекты и заключения по ШР – 5 лет;
  3. официальная переписка, связанная с процедурой разработки данного локального акта – 3 года;

Справка!

За несоблюдение требований по срокам хранения рассматриваемого документа предусмотрено административное наказание в форме штрафов для должностных лиц и организаций.После того, как срок хранения ШР и документов, связанных с ним, истекает, бумаги должны быть уничтожены в соответствии с утвержденными правилами.Штатное расписание является локальным актом организации. Оно представляет собой особый документ, в котором отображается штатная структура предприятия. Так, здесь указывается перечень должностей, их количество, размер окладной части, а также имеющиеся надбавки.Как правило, штатное расписание составляется еще до начала фактической хозяйственной деятельности организации, однако действующее законодательство не устанавливает конкретные сроки для этого, равно как и обязательное наличие данного документа.ШР используется в работе сотрудниками бухгалтерии и кадровой службы, а также предоставляется контролирующим органам при осуществлении последними проверок финансовой деятельности предприятия и надзора за соблюдением трудового законодательства.Штатное расписание представляет собой документ на бумажном носителе.

До 2014 года существовала унифицированная форма № Т-3, которая использовалась для его оформления.На сегодняшний момент унифицированные формы перестали быть общеобязательными, однако их применение носит рекомендательный характер.

На практике подавляющее большинство хозяйствующих субъектов формируют штатное расписание по форме № Т-3, при этом внося в нее изменения, исходя из собственных потребностей.Так, само по себе ШР, по большей части, представляет собой таблицу, в каждой графе которой содержится необходимая информация:

  1. тарифная ставка (оклад и проч.);
  2. иная информация.
  3. общий размер заработной платы в месяц;
  4. название структурных подразделений;
  5. должности и квалификации;
  6. количество единиц на конкретной должности в штате;
  7. надбавки;

Как правило, ШР подписывается главным бухгалтером и руководителем кадровой службы.Данный важный документ применяется для оформления кадрового состава и структуры организации. Оно используется как сотрудниками отдела кадров, так и бухгалтерами.На практике расписание выполняют следующие функции:

  1. выражает организационную структуру предприятия;
  2. закрепляет необходимую численность работников по каждой профессии;
  3. устанавливает надбавки к должностному окладу;
  4. помогает формировать зарплатный фонд;
  5. позволяет более конструктивно взаимодействовать с центрами занятости и кадровыми агентствами по вопросам поиска персонала на имеющиеся вакантные должности.

В действующих правилах, устанавливающих порядок делопроизводства в организациях, нет конкретных указаний на то, какой сотрудник должен заниматься составлением данного документа.В этой связи данной работой занимаются те из них, которые имеют достаточный уровень квалификации. Как правило, это кадровые работники или сотрудники бухгалтерии.

Иногда к работе привлекают юристов и начальников тех или иных структурных подразделений.На крупных предприятиях, где работает большое количество сотрудников, штатное расписание составляется с привлечением нескольких профильных специалистов.Важно!

Утверждается штатное расписание руководителем организации.На сегодняшний день ни в одном нормативном акте, регулирующем отношения между работником и работодателем, нет указаний на обязательность наличия рассматриваемого акта. Кроме этого, ранее обязательная унифицированная форма Т-3 с 2013 года стала рекомендуемой к использованию.
Кроме этого, ранее обязательная унифицированная форма Т-3 с 2013 года стала рекомендуемой к использованию.

Таким образом, ответить на вопрос об обязанности организации утверждать ШР однозначно невозможно. По сути, отсутствие данного документа не является каким-либо нарушением законодательства о труде.Периодически контролирующие органы налагают весьма серьезные штрафы на юридические лица (до 50 тысяч рублей) за отсутствие данного документа.

Однако данные постановления легко могут быть обжалованы в судебных органах.Однако в Трудовом кодексе РФ имеются упоминания о рассматриваемой форме. Так, ст. 57 ТК РФ определяет понятие трудовой функции, являющейся существенным условием договора между работником и работодателем, в числе которой и непосредственная работа в соответствии со штатным расписанием.Кроме этого, нередко контролирующие органы, в числе которых ФНС, ФСС и ПФР, требуют предоставлять документы, относящиеся к кадровому учету, поскольку в них может содержаться информация, имеющая значение для налогообложения и начисления страховых взносов.

Этим документом, в первую очередь, может являться именно штатное расписание.Таким образом, наличие ШР в организации является не обязательным, однако рекомендуемым.Нередко руководители организаций сталкиваются с необходимостью внесения изменений в штатное расписание. Если они не предполагают крупных перемен в кадровой структуре, то достаточно лишь издать соответствующий приказ, не изменяя исходное ШР.Работодатель вправе вносить неограниченное количество правок в текущий документ.Внимание!

Если изменения непосредственно не оказывают непосредственного влияния на положение сотрудников, то необходимости в их уведомлении нет. Естественно, это не касается ситуаций, связанных с изменением размера заработной платы.Если же предполагаются серьезные изменения, то в этом случае может возникнуть необходимость утверждения нового штатного расписания.Штатное расписание является актом, определяющим кадровую структуру организации.

Хранить его можно вместе с остальными кадровыми документами, обеспечив ему достаточную меру сохранности.Источник: https://xn--80afa0a8aj.xn--p1ai/gde-hranitsya-shtatnoe-raspisanie-organizacii.htmlШтатное расписание представляет собой документ, в котором указывается состав и численность персонала организации с учетом структуры этой компании.

Как порядок разработки представленного документа, так и частоту его составления главенствующий орган имеет право регламентировать собственными внутренними нормативными актами. Но при этом руководство должно знать, как составлять штатное расписание так, чтобы оно имело законную силу.Штатное расписание – это обезличенное положение.

Но при этом руководство должно знать, как составлять штатное расписание так, чтобы оно имело законную силу.Штатное расписание – это обезличенное положение.

В нем не указаны фамилии сотрудников. В данном документе перечисляются лишь их должности и оклады, которые полагаются каждому сотруднику. Новых работников предприятия назначают на определенные должности согласно приказу руководителя после того, как будет утверждено штатное расписание.Дорогие читатели!

Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !Для каждого штатного расписания имеются определенные сроки.

В определенное законом время оно должно быть составлено и утверждено. Этот документ также имеет сроки своего хранения и действия.

[2]Законодательство нашего государства не ставит определенные нормы, которые бы регулировали периодичность составления штатного расписания.

Если в организации постоянная текучка кадров, то оно может составляться ежемесячно. Но чаще всего данный документ составляется на 6 или 12 месяцев, если возникает необходимость, то в документ вносятся поправки или изменения. Все это объясняется тем, что штатное расписание относится к плановой документации.Составить форму Т-3 можно и на несколько лет.

Но имеется условие, что определенная фирма гарантирует в течении нескольких лет не менять свой штат работников, вводить новые должности или, напротив, убирать существующие.В РФ не имеется такого закона, который бы контролировал количество штатных расписаний организации и конкретные сроки или периоды его изменения. Поэтому регулирование этого вопроса отводится работодателю.

Если в течение года в документ вносились определенные изменения или дополнения, то со следующего года утверждается новое расписание для удобства его использования в работе.В приказе указывается день составления, утверждения и вступления документа в законную силу. Не обязательно, чтобы даты совпадали или отличались друг от друга.

Все эти числа выставляются на усмотрение руководящего звена. Но дата вступления в силу не должна превышать дату рассмотрения или утверждения документа.Действие расписания будет зависеть от того, на какой срок его составили.

Если на год или 6 месяцев, то значит через данное время придется заново составлять документ.

Нередко организация с плановой текучкой утверждает расписание на более короткий период. Если же в компании в ближайшие годы не предусмотрен рост или сокращение должностей, то один документ может действовать на протяжении нескольких лет.Относительно сроков и места хранения штатного расписания нужно отметить, что оно хранится в компании на протяжении 3-х лет.

Если же в компании в ближайшие годы не предусмотрен рост или сокращение должностей, то один документ может действовать на протяжении нескольких лет.Относительно сроков и места хранения штатного расписания нужно отметить, что оно хранится в компании на протяжении 3-х лет. Отсчет начинают вести через год после того, как документ юридически утратил свою силу. Штатные же расстановки в документальном виде хранятся на протяжении 75 лет.В законодательстве РФ не имеется положения о продлении штатного расписания.

Случается так, что срок документа истек, но никакие кадровые изменения в организации не произошли.

Что делать в этом случае и обязательно ли оформлять новое расписание штата?Нужно напомнить, что штатное расписание – локальный нормативный акт, и каждая компания разрабатывает его сама с учетом специфики своей деятельности. Сюда входят условия оплаты труда, формы собственности, например, предприятие может быть коммерческим или некоммерческим, государственное это или частное учреждение и т.д.Но чаще всего в течение определенного времени все же происходят некоторые изменения, вводятся дополнительные единицы или, напротив, убираются ненужные должности. В этом случае необходимо внести изменения в штатное расписание или составить новый документ.

В этих случаях стоит указать причину, из-за которой произошли должностные изменения в фирме. Например, при сокращении штатных единиц можно указать, что сократился объем работы или производства, был устранен определенный вид производства и т.д.Несмотря на то что продление данного документа предусмотрено законом, но на деле практически невозможно обойтись без изменений и поправок.

Например, иногда приходится исключать определенные должности, это делается в связи с сокращением персонала.

После удаления должности опять приходится составлять новое расписание.Если появилась необходимость сокращения персонала, то увольняемый работник должен быть предупрежден за 2 месяца до сокращения (о том, нужно ли менять штатное расписание при увольнении сотрудника и как это осуществить, читайте тут).Не нашли ответа на свой вопрос?

После удаления должности опять приходится составлять новое расписание.Если появилась необходимость сокращения персонала, то увольняемый работник должен быть предупрежден за 2 месяца до сокращения (о том, нужно ли менять штатное расписание при увольнении сотрудника и как это осуществить, читайте тут).Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:+7 (499) 938-47-92 (Москва) Это быстро и бесплатно !Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г.

№ 526). Совет: приказы по личному составу, имеющие различные сроки хранения, формируйте в разные дела, иначе у организации могут быть проблемы с передачей таких «смешанных» дел на архивное хранение.

С самого начала присваивайте документам с разными сроками хранения различные номера. При помощи кодировки можно отделить приказы, которые нужно хранить 75 или 50 лет (о приеме на работу, переводах, перемещении, премировании и т.

п.), от приказов с пятилетним сроком хранения (о командировках и т. п.). Это облегчит их подшивку в разные дела.

Такой вывод следует из статьи 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и пункта 665 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г.

№ 558.В соответствии с федеральным законом под номером 98 штатное расписание не относится к списку документации, в которой содержится коммерческая тайна.

Так, наниматель не в праве включить в Перечень информации, составляющей коммерческую тайну компании, сведения о наличии вакантных мест, численности, системе оплаты и прочие сведения.Источник: https://xn--80aahbpndxjebedawh3a7n.xn--p1ai/kakov-srok-hraneniya-shtatnogo-raspisaniya-v-organizatsii/Здравствуйте! Вы когда-нибудь слышали о таком документе, как «Штатное расписание организации»? А ведь это документ, на основании которого начисляется заработная плата, а также принимают и увольняют сотрудников.

Сейчас мы постараемся подробно рассказать о том, какие функции выполняет ШР и как правильно его составлять.Каждый из вас хоть раз в жизни бывал в отделе кадров какого-нибудь предприятия. Вы наверняка видели бесчисленное количество папок и личных дел сотрудников. Наверняка многим было интересно, как работники этого отдела собирают и запоминают информацию обо всех должностях, сотрудниках и т.д.А все довольно просто.

У них есть такой документ, как штатное расписание.Штатное расписание (ШР) – это нормативный документ, в котором указывается информация обо всех должностях предприятия, количестве штатных сотрудников, размере их тарифных ставок и величина надбавок.Другими словами, это документ, который содержит обобщенные сведения о количестве работников предприятия и имеющихся должностях. Помимо этого, в штатном расписании указывается размер заработной платы для каждой должности с учетом всех полагающихся надбавок.Очень часто этот документ помогает руководителям предприятия в ходе судебных разбирательств. Например, из-за вынужденного сокращения штата сотрудников, был уволен рабочий и он подал на бывших руководителей в суд.

В этом случае ШР является прямым доказательством правомерности действий ответчика.Ввиду важности этого документа, все страницы нумеруются, шнуруются и скрепляются печатью.

  1. Скачать Образец приказа об утверждении штатного расписания
  1. Скачать Штатное расписание форма N Т-3

Как и любой документ, ШР выполняет ряд функций. Основными, из которых, являются:

  1. Оставление правил внутреннего распорядка дня;
  2. Перевод оформленных работников с одной должности на другую и т.д.
  3. Официальное оформление вновь принятых сотрудников;
  4. Возможность организации рабочего времени персонала;
  5. Начисление ежемесячной заработной платы сотрудникам;

На каждом предприятии существует большое количество документации. Есть документы, которые ведутся в обязательном порядке, а есть те, которые создаются по необходимости.

На вопрос «Является ли ШР обязательным документом?» нельзя дать однозначный ответ.Все из-за того, что трудовой кодекс не предполагает обязательного наличия на предприятии ШР.

Но если рассматривать этот вопрос, основываясь на требованиях Роскомстата, то получается, что данный документ необходим, т.к. он является первичной документацией для учета выплат по заработной плате.Хотя в законодательстве нигде не прописаны четкие нормы, но большинство организаций ведет данный вид документации.

Ведь основная часть государственных проверок начинается именно с изучения ШР.На самом деле, наличие данного документа облегчает жизнь не только проверяющим, но и руководителям, отделу кадров и бухгалтерии.Ни в одном официальном документе не указан точный срок действия ШР. Руководитель сам вправе указывать срок, на которой составляется этот документ.

Чаще всего его переделывают каждый год, а в действие вводят с 1 января.

При составлении ШР, указывается дата его действия. Но если не указать дату, тогда документ считается бессрочным и его не нужно переделывать.На основании постановления Росархива, ШР, после окончания действия, должно храниться на предприятии в течение 3 лет. А срок хранения штатных расстановок составляет 75 лет.Штатная расстановка – необязательный для каждого предприятия документ, который создается на основе штатного расписания.

Он является мобильной версией ШР и включает более подробную информацию о сотрудниках компании (указывается ФИО рабочих, группа инвалидности и т.д.).Перед тем как приступить к созданию документа, руководитель издает приказ об изменении штатного расписания, где назначает сотрудника, который будет его составлять.Это может быть абсолютно любой работник организации.

Но чаще всего такую работу поручают сотрудникам отдела кадров, бухгалтерии или инженеру по нормированию труда.При составлении ШР, делается одна его копия. Таким образом, оригинал и копия должны храниться в отделе кадров и бухгалтерии.Иногда в действующее ШР приходится вносить изменения.
Делается это в нескольких случаях:

  • Изменения должности в штатном расписании;
  • Если происходит реорганизация фирмы;
  • В случае изменения штатных единиц;
  • Если внесенные в законодательство изменения требуют внесения обязательных поправок в ШР;
  • Изменения оклада в штатном расписании.
  • Если необходимо оптимизировать и улучшить трудовую деятельность аппарата управления;

Если изменения незначительны и не требуют создания нового ШР, тогда руководитель издает приказ о внесении изменений в штатное расписание.

После чего ответственный работник вносит поправки в действующий документ.При внесении изменений в штатное расписание, руководство не обязано письменно уведомлять об этом работников.Второй способ внести поправки – это создать новое ШР.При любых изменениях в ШР, поправки должны вноситься в трудовые книжки и личные карточки работников.

Перед этим необходимо получить письменное разрешение на данное действие от сотрудников.Например, если незначительно меняется формулировка названия должности, работник должен быть об этом письменно уведомлен.

Только после этого вносятся изменения в его трудовую книжку.Если изменения касаются величины окладов, в таком случае сотрудника уведомляют в письменной форме за 2 месяца.

Эти поправки параллельно вносят и в трудовой договор.Для составления ШР, чаще всего используют унифицированную форму Т-3. Она представляет собой бланк – таблицу, в которую необходимо вносить данные.Большинство организаций берут форму Т-3 за основу и «подгоняют» под свое предприятие. Это разрешено, т. е. унифицированная форма этого документа не является обязательной.В случаях, если предприятие имеет государственную форму управления, тогда штатное расписание оформляется по всем правилам.ШР состоит из «шапки», таблицы и данных людей, которые подписали этот документ.Первая часть документов содержит следующую информацию:

  1. Дата начала действия ШР, его номер и срок действия. Нумерацию можно присваивать произвольную.
  2. Общий штат сотрудников.
  3. Дата и номер приказа об утверждении штатного расписания;
  4. Наименование организации, согласно учредительным документам;
  5. Код ОКПО;

Вторая часть – это совокупность данных по всем должностям.

Ее мы рассмотрим чуть позже.В третьей части прописаны фамилии и должности людей, которые подписали этот документ. Чаще всего это руководитель кадровой службы и главный бухгалтер.Надеемся, что при заполнении «шапки» ни у кого вопросов не возникло, поэтому переходим к заполнению самой таблицы.1 графа.

Наименование структурного подразделения. Перечислять их нужно в порядке подчиненности. Например, администрация, секретариат, финансовый отдел, бухгалтерия и т.д.;2 графа.

Код подразделения. Нумеруем подразделения сверху вниз (01,02,03 и т.д.);3 графа. Должность. Данные необходимо вносить в именительном падеже без сокращений, в единственном числе, руководствуясь квалификационно-тарифных справочникам;4 графа.

Кол-во штатных единиц. В данной графе указывается, сколько людей одной должности необходимо предприятию.

Эта величина может быть как целой, так и дробной. Например, 2,5 может означать, что 2 сотрудника будет работать на полную ставку, и один на полставки;5 графа. Величина оклада, тарифной ставки или бонусов.

Указывается в рублях по каждой должности.

Если, например, работает 2 бухгалтера, но руководитель платит им разную зарплату, то в штатном расписании указывается единый оклад, а в графе надбавки прописываются доплаты. То есть оклад работников на одной должности должен быть одинаковым;6, 7, 8 графа. Надбавки за особые условия труда.

Их может и не быть, тогда в графах ставятся прочерки. Но если работник трудится в ночное время, праздничные дни, убирает сан.

узлы и т.д., тогда по закону ему необходимо выплатить определенную компенсацию;9 графа.

Всего за месяц. Суммируются данные по графам 5,6,7,8, после чего умножается на кол-во штатных единиц по каждой должности;10 графа. Примечание. Может указываться локально-нормативный акт, на основании которого осуществляется оплата труда;После внесения данных, необходимо подбить итог по 4 и 9 колонке. Таким образом, мы узнаем количество штатных единиц в штатном расписании и месячный фонд оплаты труда.Согласно правилам утверждения штатного расписания, после составления и проверки всех данных, ШР подписывает руководитель, главный бухгалтер и начальник отдела кадров.

После чего руководитель предприятия издает приказ о введении данного документа в действие.Очевидно, что два лица, занимающие похожие должности в одной компании, вполне смогут трудиться на разных уровнях и получать за свой труд совершенно разную заработную плату. Для полноценного отображения подобных отличий в штатном расписании есть отдельный раздел «надбавки», либо включат однообразные по существу штатные единицы главный бухгалтер и бухгалтер, администратор или заместитель администратора и т.д., только заработная плата которых отличается.

Должности в штатном расписании Названий должностей достаточно большое количество, но все они подразделяются на:

  1. произвольные — придуманные самостоятельно или образованные от базовых.
  2. базовые — закрепленные в Квалификационных справочниках;

При составлении расписания следует присваивать трудящимся базовые наименования должностей, поскольку это упростит процедуру получения льгот и пенсии.Штатное расписание – порядок оформления Вам помог ответ? Благодарю Вас за полезную консультацию!

  1. Адвокат Гушкина Зоя Михайловна Личная консультация Россия, г. Краснодар | отзывов: 4 288 | ответов: 13 397 Документы по штатному расписанию хранятся пять лет. Но ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ подлежат более длительному хранению.Вам необходимо получить справку о вашем заработке за указанный период? Тогда вам следует обратиться к работодателю или в государственный архив за получением соответствующей информации? Или вы намерены оспорить размер вашей заработной платы за указанный период? Тогда ваши намерения не будут иметь успеха, так как давно истекли сроки на обращение в суд за соответствующей защитой.

Содержательная часть состоит из 10 граф, которые заполняются по порядку: 1 — «Наименование». Указывается название подразделения, филиала, цеха по иерархии.

2 — «Код». Тут прописывается код структурного подразделения, который присвоен ему руководством.Должность». Здесь пишется занимаемая работником должность, разряд в соответствии Классификационными документами.

Профессия указывается именно та, которая записана в трудовой книжке сотрудника и в контракте, заключенным с ним.

4 — «Количество штатных единиц». Пишется количество единиц в штате по должностям.

Здесь же указываются вакантные должности и неполные единицы.5 — «Тарифная ставка».

Сумма должна указываться в рублях. 6,7,8 — «Надбавки». Здесь прописываются все премии, стимулирующие и иные выплаты, указывающиеся в виде сумм или в виде процентной ставки. 9 — «Полная сумма».Штатное расписание — это такой локальный документ, помогающий организовать и систематизировать работу учреждения, что существенным образом повышает эффективность деятельности организации.

документации едино для абсолютно всех компаний, в него входят такие позиции, как информация об назначенных окладах, надбавках для сотрудников, занимаемые должности, количество работающих единиц в штате и прочие. Подробнее, что такое штатное расписание рассмотрим ниже.

  1. Схема документа
  2. Должности в штатном расписании
  3. Как выглядит штатное расписание?
  4. Обязательно ли оно или нет?
  5. Оптимизация документа

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

  1. Что такое штатное расписание и сколько лет оно хранится на предприятии?
  2. Сроки хранения штатного расписания
  3. Штатное расписание – порядок оформления
  4. Штатное расписание
  5. Menu
  6. Штатное расписание: как правильно его составлять?
  7. Каков срок хранения штатного расписания в организации?

Каков срок хранения штатного расписания в организации?

При любых изменениях в ШР, поправки должны вноситься в трудовые книжки и личные карточки работников. Перед этим необходимо получить письменное разрешение на данное действие от сотрудников. Например, если незначительно меняется формулировка названия должности, работник должен быть об этом письменно уведомлен.Разногласия между расписанием и трудовым договором в вопросе конкретного сотрудника решаются в пользу договора (статья 8 Трудового Кодекса).

Сотрудника принимают по специальности, прописанной в его трудовом соглашении.

Главное же предназначение документа заключается в том, чтобы если при увольнении того или иного сотрудника согласно п.2 ст.

81 Федерального ТК обладать реальными аргументами обосновать в суде свою позицию, а в частности то, что у компании не могло быть возможности трудоустроить данного сотрудника и что его сокращение было полностью в рамках закона. Во время судебного процесса первоначально будет затребовано штатное расписание.Источник: https://38-pgs.ru/skolko-let-dolzhno-hranitsya-v-organizatsii-shtatnoe-raspisanie/Минкультуры России от № 558 (далее — перечень). Согласно перечню сроки хранения штатного расписания являются следующими:

  1. постоянное хранение — для организаций, где расписание было разработано и (или) утверждено;
  2. 3-летнее хранение — для иных организаций.

В пределах сроков хранения штатного расписания организация должна обеспечить выдачу копии штатного расписания лицам, которые обладают правом на получение такой документации, в частности участникам ООО (постановление 8-го арбитражного апелляционного суда от по делу № А46-1925/2010).

Также согласно перечню установлены следующие сроки хранения документов, связанных с расписанием:

  1. штатные расстановки (списочный состав сотрудников) — 75 лет.
  2. переписка по разработке расписания — 3 года;
  3. проекты расписания, справки и заключения — 5 лет;

Федеральное архивное агентство (Росархив) устанавливает и контролирует временные рамки хранения различных документов. Штатное расписание не является исключением из этих правил.По регламенту вышеуказанной инстанции штатные расписания, изменения к ним должны находиться в сохранности по месту разработки и/или утверждения постоянно, то есть бессрочно, а в других организациях три года (каков срок действия штатного расписания?). Срок хранения приказов, связанных с личным списочным составом сотрудников, необходимо держать в архиве не менее 75 лет с момента наступления события, которое они оформляют.Предусматривается оформление такого документа как выписка из штатного расписания, она предоставляется по месту требования и отражает основные положения первичного документа в разрезе тех разделов, которые интересуют.Вопрос о том, сколько лет штатное расписание должно храниться в организации актуален как для предприятий и индивидуальных предпринимателей с небольшой численностью сотрудников, так и для крупных организаций.

Несмотря на минимальные обороты, документооборот обеспечить необходимо, так же, как и вести бухгалтерский и кадровый учёт.В течение отчетного периода составляется и при необходимости изменяется штатное расписание, а по истечении сроков, установленным разработанным графиком, подшивается и сдается в архив. График разрабатывается ответственными лицами: начальниками отделов, подразделений, департаментов, а утверждается руководителем организации.

При передаче дел необходимо личное присутствие принимающей и сдающей стороны.В пределах сроков хранения штатного расписания в организации она должна обеспечить выдачу копии документа лицам, которые имеют право на получение, в том числе участникам общества с ограниченной ответственностью.Но если посмотреть на ситуацию с точки зрения закона, то увеличение зарплаты — это то же самое изменение условий труда, которое нужно оформить соответствующим образом. Поэтому подготовить уведомления за 2 месяца до вступления в силу нового штатного будет разумно.

  1. мера по урезанию зарплаты может быть предложена руководителем вместо сокращения штата;
  2. передача некоторых функций на аутсорсинг.
  3. реорганизация фирмы, смена руководства;
  4. сокращение фонда заработной платы в связи со снижением продаж, прибыли, из-за финансового кризиса;

Штатное расписание оформляется по официально утвержденной форме Т-3, которая утверждена в 2004 году приказом Госкомстата под номером 1 (см.фото).

Согласно этому законодательному акту данная форма нужна для составления численности, состава и структуры компании в соответствии с утвержденным Уставом предприятия.По определению ст. 57 Федерального ТК трудовая функция работника по трудовому договору — это работа по должности, соответствующая текущему штатному расписанию.

Только при наличии утверждённого документа в соответствии с п.2 статьи 81 Трудового Кодекса становится возможным структурно вести кадровые перестановки, проводить штатные сокращения.По истечение нескольких месяцев, кварталов, лет у работодателя возникает потребность организовать архив для хранения, комплектования и учета архивных документов.Штатное расписание на бумажном носителе зачастую хранится в металлическом сейфе или закрывающихся на ключ шкафах. В крупных организациях, государственных учреждениях оборудованы для этих целей специальные помещения с замками и сигнализацией.Согласно статье 57 Трудового кодекса РФ должность принимаемого на работу сотрудника должна соответствовать той, что указана в штатном расписании. Документ, отражающий структуру и состав работодателя, утверждается приказом по основной деятельности, являясь его приложением, и закрепляется подписью руководителя или уполномоченного лица.Приказ об утверждении и штатное расписание в оригинальном виде должны храниться в папке «Приказы по основному виду деятельности».

Кадровая служба предприятия считает своей прерогативой хранить оригинал.Чёткого регламента в этом вопросе нет.

Предполагается индивидуальный подход для каждой организации, в зависимости от объема работы, распределения ответственности между отделами и количества подразделений (как отразить подразделения и их коды в штатном расписании?).На основании постановления Росархива, ШР, после окончания действия, должно храниться на предприятии в течение 3 лет. А срок хранения штатных расстановок составляет 75 лет.Штатная расстановка – необязательный для каждого предприятия документ, который создается на основе штатного расписания.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+